Κάθε περίπτωση κλεισίματος επιχείρησης έχει διαφορετικές λεπτομέρειες. Το είδος της επιχείρησης θα υπαγορεύσει ποιες ενέργειες θα πρέπει να κάνετε εσείς, οι πελάτες ή οι προμηθευτές σας πριν κλείσει οριστικά η επιχείρηση. Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη επιστολή που να καλύπτει τις ανάγκες σας, ξεκινήστε με ένα δείγμα γράμματος και προσαρμόστε τη διατύπωση ώστε να αντικατοπτρίζει τις λεπτομέρειες της ιδιαίτερης κατάστασής σας.
Πρότυπα επιστολών κλεισίματος επιχείρησης
Εάν διαχειρίζεστε τη διαδικασία κλεισίματος μιας επιχείρησης, ίσως είναι σκόπιμο να στείλετε επιστολές στους πελάτες και τους προμηθευτές σας. Δείγματα επιστολών για αυτά τα είδη κοινού παρέχονται εδώ. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε κάθε πρότυπο κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη εικόνα. Κάθε πρότυπο είναι ένα προσαρμόσιμο έγγραφο PDF που μπορεί να αποθηκευτεί και να εκτυπωθεί όπως απαιτείται. Δείτε αυτόν τον οδηγό για εκτυπώσιμα για βοήθεια σχετικά με την εργασία με τα έγγραφα.
Ειδοποίηση πελατών
Αυτό το πρότυπο έχει σχεδιαστεί για να αποστέλλεται σε πελάτες για να τους ενημερώνει ότι μια εταιρεία κλείνει. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να στείλετε αυτού του είδους την επιστολή εάν οι πελάτες πρέπει να παραλάβουν αντικείμενα από την τοποθεσία σας ή να προβούν σε κάποιο άλλο είδος ενέργειας προτού η επιχείρηση σταματήσει να λειτουργεί.
Ειδοποίηση προμηθευτή
Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιστολή για να ειδοποιήσετε τους προμηθευτές ότι ο οργανισμός σας θα διακόψει τη λειτουργία του, φροντίζοντας να παρέχετε επαρκή ειδοποίηση ώστε να επιτρέπεται η τιμολόγηση του τελικού λογαριασμού, η πληρωμή και η επίλυση τυχόν εκκρεμών θεμάτων.
Λόγοι για να γράψετε μια επιστολή κλεισίματος επιχείρησης
Μόλις αποφασίσετε να κλείσετε την επιχείρησή σας, δεν είναι σκόπιμο να κρεμάσετε απλώς μια πινακίδα «κλειστή» στην πόρτα σας. Είναι καλύτερο να ανακοινώσετε το κλείσιμο στους πελάτες και τους προμηθευτές σας με μια επίσημη επιστολή. Υπήρξαν βασικοί παίκτες στις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες αγοράζοντας τα προϊόντα και τις υπηρεσίες σας και, στην περίπτωση των προμηθευτών, παρέχοντάς σας προϊόντα και υπηρεσίες που έπαιξαν καθοριστικό ρόλο στην επιχείρησή σας. Ως μία από τις τελευταίες σας ενέργειες εξυπηρέτησης πελατών, θα πρέπει να τους προειδοποιήσετε εκ των προτέρων ότι η επιχείρησή σας δεν θα είναι πλέον διαθέσιμη.
Η επιστολή κλεισίματος της επιχείρησης είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό τέλος στην τρέχουσα επιχειρηματική σας σχέση και να εξηγήσετε τυχόν ενέργειες που πρέπει να γίνουν από τους πελάτες και τους προμηθευτές σας. Η αποστολή αυτού του είδους επιστολής δείχνει μια καλή τη πίστη προσπάθεια επικοινωνίας και εξυπηρέτησης εκείνων με τους οποίους ο οργανισμός σας έχει συνεργαστεί. Μπορεί επίσης να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι όλα τα θέματα διεκπεραιώνονται πριν από το κλείσιμο, γεγονός που μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή πιθανών νομικών ζητημάτων από το να προκύψουν στην πορεία.
Χρόνος ειδοποίησης κλεισίματος
Δεν υπάρχει σκληρός και γρήγορος κανόνας σχετικά με το πότε πρέπει να στείλετε μια επιστολή κλεισίματος επιχείρησης. Η πραγματική ημερομηνία αλληλογραφίας θα εξαρτηθεί από διάφορους παράγοντες.
Πελάτες
Θέλετε να μάθουν οι ειδικοί πελάτες σας για το κλείσιμο της επιχείρησής σας από εσάς, όχι μέσω φημών ή ανακάλυψης μιας κλειστής πόρτας χωρίς προειδοποίηση. Η λήψη ειδοποίησης ενισχύει στους πελάτες σας ότι πιστεύετε ότι είναι ξεχωριστοί και τους δίνει την ευκαιρία να πραγματοποιήσουν οποιεσδήποτε απαραίτητες τελικές επιχειρηματικές συναλλαγές μαζί σας.
Γενικά, εξετάστε το ενδεχόμενο να ταχυδρομήσετε μια επιστολή ειδοποίησης κλεισίματος ή να συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της επιστολής στον μηνιαίο λογαριασμό τους τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την ημερομηνία κλεισίματος. Μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, όπως ένα στεγνοκαθαριστήριο ή ένα συνεργείο επισκευής, θα πρέπει να δώσει στους πελάτες αρκετό χρόνο για να έρθουν και να παραλάβουν τα υπάρχοντά τους. Μια επιχείρηση λιανικής θα θέλει πιθανώς να αφήσει πολύ χρόνο για μια πώληση για να μειώσει το απόθεμά της, με την επιστολή κλεισίματος της επιχείρησης να δημοσιεύεται πριν από την έναρξη της πώλησης.
Προμηθευτές
Γενικά είναι καλύτερο να ενημερώσετε τους προμηθευτές για την πρόθεσή σας να κλείσετε τουλάχιστον 60 ημέρες πριν από την τελική ημερομηνία λειτουργίας σας. Αυτό θα δώσει αρκετό χρόνο για να διευθετηθούν και να κλείσουν οι λογαριασμοί.
Ειδική σκέψη για μελλοντικά σχέδια
Εάν πουλάτε μια επιχείρηση και σκοπεύετε να ανοίξετε μια σχετική νέα επιχείρηση αμέσως μετά, ίσως θέλετε να ελαχιστοποιήσετε το χρονικό διάστημα μεταξύ των δύο. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε να αναβάλετε την αποστολή της επιστολής κλεισίματος της επιχείρησης μέχρι ακριβώς πριν από την ημερομηνία κλεισίματος, εάν πουλάτε το franchise υπηρεσίας καθαρισμού και ανοίγετε τη δική σας υπηρεσία καθαρισμού.
Τι να επικοινωνήσετε στο γράμμα σας
Οι βασικοί στόχοι μιας επιστολής κλεισίματος επιχείρησης είναι να εκφράζει με σαφήνεια τις λεπτομέρειες του κλεισίματος της επιχείρησης και να ευχαριστεί ειλικρινά τον αναγνώστη για την επιχείρηση ή την υπηρεσία του. Αυτά τα γράμματα δεν χρειάζεται να είναι μεγάλα για να είναι αποτελεσματικά. Το γράμμα πρέπει:
- Πείτε στον αναγνώστη την ημερομηνία που θα κλείσει η επιχείρηση
- Ενημερώστε τον αναγνώστη για οτιδήποτε χρειάζεται να κάνει (όπως να παραλάβει το στεγνό καθάρισμα, να εξοφλήσει τον οφειλόμενο λογαριασμό του ή να έρθει για την εκπτωτική έκπτωση)
- Πείτε στον αναγνώστη πού να απευθύνει τις ερωτήσεις του
- Ευχαριστούμε τον πελάτη ή τον προμηθευτή για την επιχείρησή τους
Η επιστολή δεν χρειάζεται να αναφέρει τον λόγο για τον οποίο η επιχείρηση έκλεισε. Εάν ο λόγος είναι καλά νέα, όπως η συνταξιοδότηση του ιδιοκτήτη, μπορείτε να αποφασίσετε να συμπεριλάβετε τον λόγο στην επιστολή. Διαφορετικά, είναι συνήθως καλύτερο να επικεντρώνετε το γράμμα σε θέματα που είναι σημαντικά για τον αναγνώστη, όπως το τι πρέπει να κάνει και πότε.
Διατήρηση της σχέσης
Προτιμάται πάντα να αφήνετε μια επιχειρηματική σχέση σε θετική νότα. Ακόμα κι αν δεν σκοπεύετε ποτέ να δείτε ή να συνεργαστείτε ξανά με ένα άτομο, είναι καλύτερο να είστε εξυπηρετικοί, θετικοί και ειλικρινείς στις επιστολές κλεισίματος της επιχείρησης. Ο επαγγελματισμός σας θα διευκολύνει το κλείσιμο της επιχείρησης και μπορεί να σας δώσει ένα προβάδισμα εάν τα μελλοντικά επαγγελματικά σας σχέδια σας οδηγήσουν να συνεργαστείτε με αυτά τα ίδια άτομα στο μέλλον.
