Χρειάζεται να γράψετε ένα αίτημα για επιστολή πληρωμής; Ενώ η επικοινωνία με τους πελάτες και το να τους ζητάτε να πληρώσουν τους λογαριασμούς τους είναι δυσάρεστη, είναι κάτι που σίγουρα πρέπει να κάνουν από καιρό σε καιρό οι άνθρωποι που κατέχουν και διαχειρίζονται επιχειρήσεις. Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο γράμματος που παρέχεται εδώ, απλώς κάντε κλικ στην παρακάτω εικόνα. Το έγγραφο θα ανοίξει ως αρχείο PDF που μπορείτε στη συνέχεια να επεξεργαστείτε, να αποθηκεύσετε και να εκτυπώσετε όπως απαιτείται. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό για τα εκτυπώσιμα Adobe εάν χρειάζεστε βοήθεια σχετικά με τον τρόπο χρήσης αυτού του εγγράφου.
Επιστολή αιτήματος για πληρωμή του υπολοίπου
Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο εάν πρέπει να γράψετε μια επιστολή αίτησης πληρωμής οφειλόμενου υπολοίπου.
Επιστολή αιτήματος προκαταβολής σε πελάτη
Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο σε περίπτωση που ένας πελάτης έχει συνάψει σύμβαση μαζί σας για την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών για τις οποίες απαιτείται προκαταβολή.
Επιστολή αιτήματος για αποδέσμευση πληρωμής
Χρησιμοποιήστε αυτό το δείγμα επιστολής ως σημείο εκκίνησης για να ζητήσετε την αποδέσμευση μιας πληρωμής που βρίσκεται σε δέσμευση εν αναμονή της ολοκλήρωσης μιας συναλλαγής.
Συμβουλές συγγραφής για επιστολή αιτήματος πληρωμής
Ενώ θα πρέπει να προσαρμόσετε τις πληροφορίες στο πρότυπο ώστε να ταιριάζουν με την κατάστασή σας, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε τον κατάλληλο τόνο και να είστε βέβαιοι ότι το έγγραφο είναι επαγγελματικά μορφοποιημένο.
Χρησιμοποιήστε κατάλληλο τόνο
Όταν στέλνετε μια επιστολή σε έναν πελάτη ή πελάτη που ζητά πληρωμή, είναι σημαντικό να γνωστοποιείτε την άποψή σας όσο το δυνατόν πιο καθαρά, διατηρώντας παράλληλα έναν θετικό, επαγγελματικό τόνο. Μην στέλνετε ένα πρώτο ή δεύτερο αίτημα που είναι τόσο αρνητικό που ο πελάτης αισθάνεται ότι δέχεται επίθεση. Εάν ο τόνος είναι πολύ σκληρός, ο πελάτης μπορεί να αισθάνεται ότι δεν έχει νόημα να προσπαθήσει να συνεχίσει μια σχέση με την επιχείρησή σας. Όταν συμβεί αυτό, υπάρχει κίνδυνος ο πελάτης να επιλέξει να μην πληρώσει τον λογαριασμό, καθώς δεν ενδιαφέρεται για τη διατήρηση της σχέσης.
Χρήση επαγγελματικής μορφοποίησης
Χρησιμοποιήστε εταιρικό επιστολόχαρτο και μια τυπική μορφή επιχειρηματικής επιστολής εάν στέλνετε μια επιστολή αίτησης πληρωμής μέσω ταχυδρομείου ή φαξ. Ανάλογα με τις διαδικασίες αλληλογραφίας της εταιρείας σας, μπορεί επίσης να είναι αποδεκτό να διαβιβάσετε την επιστολή μέσω email. Εάν ναι, είναι προτιμότερο να συμπεριλάβετε το γράμμα στο σώμα του μηνύματος email παρά ως αρχείο συνημμένου. Δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε ένα πρότυπο επιστολόχαρτου για ένα μήνυμα email, αλλά θα πρέπει να κλείσετε την επικοινωνία με την επίσημη υπογραφή email της εταιρείας σας.
Following Up
Αν στείλετε μια επιστολή αίτησης πληρωμής σε ληξιπρόθεσμο λογαριασμό και δεν λάβετε απάντηση από τον παραλήπτη εντός 30 ημερών, εξετάστε το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσετε μια επόμενη τηλεφωνική κλήση. Όπως και με την επιστολή, είναι σκόπιμο να διατηρήσετε έναν θετικό τόνο. Προσπαθήστε να μιλήσετε απευθείας με το άτομο που είναι υπεύθυνο για την πληρωμή του λογαριασμού και επιβεβαιώστε τη λήψη της επιστολής. Εάν μπορείτε να μιλήσετε με τον υπεύθυνο, προσφερθείτε να διεκπεραιώσετε την πληρωμή με πιστωτική κάρτα μέσω τηλεφώνου ή μέσω διαδικτύου. Εάν όχι, ρωτήστε πότε μπορείτε να περιμένετε να λάβετε πληρωμή. Σημειώστε την ημερομηνία και συνεχίστε με μια επιστολή καθυστερημένης πληρωμής.
Πρόσθετες ενέργειες για τη συλλογή
Εάν η πληρωμή δεν ληφθεί όπως έχει συμφωνηθεί, θα πρέπει να κλιμακώσετε τον λογαριασμό στο επόμενο βήμα στη διαδικασία της εταιρείας σας για τη διαχείριση ληξιπρόθεσμων λογαριασμών. Εάν ο λογαριασμός παραμείνει απλήρωτος για μεγάλο χρονικό διάστημα, ο τόνος των μελλοντικών επιστολών είσπραξης θα πρέπει να είναι πιο σταθερός, και τελικά να παραδοθεί σε μια εταιρεία είσπραξης εάν είναι απαραίτητο. Αν και σίγουρα υπάρχουν περιστάσεις υπό τις οποίες πρέπει να γίνουν ενέργειες τελικής είσπραξης, δεν συνιστάται να το κάνετε μέχρι να εξαντλήσετε κάθε δυνατή οδό για να επιλύσετε φιλικά την καθυστερημένη πληρωμή. Μέχρι να είστε πραγματικά έτοιμοι να στείλετε τον λογαριασμό στις εισπράξεις ή να προβείτε σε νομικές ενέργειες, μην αναφέρετε τέτοιες ενέργειες στην αλληλογραφία αιτημάτων πληρωμής με άτομα ή επιχειρήσεις των οποίων οι λογαριασμοί έχουν καθυστερήσει.
