Αν δυσκολεύεστε να αποφασίσετε πώς να ζητήσετε κάτι γραπτώς, η ανασκόπηση ενός δείγματος επιστολής αιτήματος είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να πάρετε ιδέες και έμπνευση. Αντί να κοιτάτε μια κενή οθόνη προσπαθώντας να καταλάβετε πώς να ξεκινήσετε, ρίξτε μια ματιά στα δείγματα γραμμάτων παρακάτω.
8 Πρότυπα επιστολών αιτήματος
Τα παρακάτω παραδείγματα επιστολών αιτήματος παρέχονται σε εκτυπώσιμη μορφή, ώστε να μπορείτε εύκολα να προσαρμόσετε το κείμενο για τους δικούς σας σκοπούς. Απλώς κάντε κλικ στην εικόνα και το γράμμα θα ανοίξει ως PDF που μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αποθηκεύσετε και να εκτυπώσετε. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για τη λήψη των γραμμάτων, ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις χρήσιμες συμβουλές για την εργασία με εκτυπώσιμες συσκευές Adobe.
1. Αίτημα προμηθευτή για υλικά ή πληροφορίες
Όταν αγοράζετε προϊόντα ή υπηρεσίες από προμηθευτές, μερικές φορές είναι καλή ιδέα να υποβάλετε ένα αίτημα για πληροφορίες γραπτώς. Το ακόλουθο δείγμα επιστολής αίτησης για υλικά ή πληροφορίες που απαιτούνται μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ζητηθεί από τους προμηθευτές να στείλουν λεπτομέρειες σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες ή υλικά που απαιτούνται.
2. Αίτημα σχολίων πελατών
Με τόσες πολλές επιχειρήσεις που ζητούν από τους πελάτες να συμπληρώσουν έρευνες ικανοποίησης, μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε καλύτερα αποτελέσματα εάν στείλετε μια επίσημη επιστολή όταν ζητάτε από τους πελάτες να υποβάλουν σχόλια. Χρησιμοποιήστε αυτό το δείγμα εγγράφου ως σημείο εκκίνησης για το αίτημά σας.
3. Ζητήστε από τους πελάτες να γράψουν μια κριτική
Με τους καταναλωτές να βασίζονται τόσο πολύ σε κριτικές για τη λήψη αποφάσεων αγοράς, είναι καλή ιδέα να ενθαρρύνετε τους ικανοποιημένους πελάτες σας να μοιράζονται τις θετικές τους εμπειρίες στο διαδίκτυο. Η αποστολή μιας επιστολής είναι ένας σεβαστός τρόπος για να υποβάλετε αυτό το είδος αιτήματος που μπορεί να εμπνεύσει δράση. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για καθοδήγηση.
4. Δείγμα επιστολής αιτήματος για έγγραφα
Αν χρειάζεται να ζητήσετε αντίγραφο ενός εγγράφου, όπως μια υπογεγραμμένη σύμβαση μίσθωσης, εγγύηση ή άλλου είδους σύμβαση, είναι καλή ιδέα να στείλετε μια επίσημη επιστολή αιτήματος. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε.
5. Επιστολή Αίτησης Συνέντευξης
Αν ενδιαφέρεστε να μάθετε για πιθανές ευκαιρίες απασχόλησης σε μια εταιρεία, η υποβολή γραπτού αιτήματος για συνέντευξη, μαζί με το βιογραφικό σας, μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε. Η παρακάτω επιστολή παρέχει ένα παράδειγμα.
6. Επιστολή αιτήματος αύξησης πληρωμής
Εάν είστε έτοιμοι να ζητήσετε επίσημα αύξηση μισθού, καλό είναι να υποβάλετε το αίτημά σας στο αφεντικό σας γραπτώς. Χρησιμοποιήστε αυτό το δείγμα γράμματος ως σημείο εκκίνησης, φροντίζοντας να προσαρμόσετε τα βασικά σημεία στη συγκεκριμένη κατάστασή σας.
7. Επιστολή για να ζητήσετε δωρεές
Αν χρειάζεται να ζητήσετε δωρεές, χρησιμοποιήστε ένα από αυτά τα δείγματα επιστολών που ζητούν δωρεές ως σημείο εκκίνησης. Θα βρείτε εκδόσεις κατάλληλες για διαφορετικά είδη αιτημάτων δωρεών, συμπεριλαμβανομένων αιτημάτων για συγκεκριμένα έργα, γενικές δωρεές, χορηγίες και άλλα.
8. Αίτημα για συστατική επιστολή
Αν χρειάζεται να ζητήσετε από κάποιον να γράψει μια επιστολή που να σας προτείνει για μια θέση εργασίας, υποτροφία, βραβείο ή συμμετοχή σε έναν οργανισμό, χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για ένα αίτημα συστατικής επιστολής. Παρέχει έναν εξαιρετικό τρόπο για να ξεκινήσετε, αν και φυσικά, θα πρέπει να το προσαρμόσετε στο συγκεκριμένο αίτημά σας.
Γενικές συμβουλές για τη σύνταξη επιστολής αιτήματος
Μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητες ο παραλήπτης της επιστολής σας να συμφωνήσει με αυτό που του ζητάτε να κάνει ακολουθώντας μερικά απλά βήματα για τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών. Οι παρακάτω προτάσεις θα σας βοηθήσουν να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή αιτήματος:
- Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη μορφή επαγγελματικής επιστολής.
- Κρατήστε το απλό. Στην πρώτη παράγραφο, πείτε στον παραλήπτη γιατί γράφετε.
- Εάν χρειάζεται, παρέχετε στον παραλήπτη κατάλληλες πληροφορίες για να τον βοηθήσετε να θυμάται ποιος είστε. Για παράδειγμα, εάν γράφετε σε έναν πρώην καθηγητή, εξηγήστε σε ποια τάξη ήσασταν και τη χρονιά. Στην περίπτωση που γράφετε σε έναν πρώην προϊστάμενο, υπενθυμίστε στο άτομο πότε συνεργαστήκατε μαζί του. Αυτές οι λεπτομέρειες βοηθούν τους αναγνώστες να εντοπίσουν από πού σας γνωρίζουν.
- Εξηγήστε εν συντομία τι θέλετε να κάνει ο αναγνώστης. Εάν υπάρχει προθεσμία, κοινοποιήστε και αυτές τις πληροφορίες.
- Δώστε στον αναγνώστη όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συμμορφωθεί με το αίτημά σας.
- Συμπεριλάβετε τυχόν υποστηρικτικά έγγραφα που μπορεί να χρειαστεί ο παραλήπτης.
- Αναγράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, συμπεριλαμβανομένου του πλήρους ονόματος, της ταχυδρομικής διεύθυνσης, του αριθμού τηλεφώνου και της διεύθυνσης e-mail στο σώμα της επιστολής. Ζητήστε από τον αναγνώστη να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με το αίτημά σας.
- Ευχαριστώ το άτομο για την προσοχή του.
- Φέρτε την επιστολή στο τέλος της χρησιμοποιώντας ένα κατάλληλο κλείσιμο για επαγγελματική αλληλογραφία.
Σκεφτείτε τον Αναγνώστη
Όταν γράφετε την επιστολή αίτησής σας, μπείτε στη θέση αυτού που θα τη διαβάσει. Αυτό είναι σημαντικό είτε στέλνετε μια επιστολή αίτησης σε προμηθευτή, πελάτη, υπάλληλο ή άλλο άτομο. Διορθώστε ένα προσχέδιο της επιστολής σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχει λάθη και έχει νόημα όπως είναι γραμμένο. Ελέγξτε ξανά ότι ο αναγνώστης δεν θα χρειαστεί περισσότερες πληροφορίες για να αποφασίσει εάν μπορεί να πει ναι στο αίτημά σας. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές πριν στείλετε την επιστολή.
