Η διατήρηση της αποτελεσματικής εθελοντικής επικοινωνίας είναι απαραίτητη για την επιτυχία κάθε μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Για να διατηρήσετε τους εθελοντές ενεργημένους και αφοσιωμένους στη δουλειά τους, είναι σημαντικό να τους ενημερώσετε για τις ανάγκες του οργανισμού, να εκφράσετε την εκτίμηση για τις προσπάθειές τους και να βεβαιωθείτε ότι κατανοούν πόσο ζωτικής σημασίας είναι οι συνεισφορές τους. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για την οικοδόμηση μόνιμων σχέσεων με τους εθελοντές.
Προσθήκη ενότητας εθελοντών στον ιστότοπό σας
Η προσθήκη μιας ενότητας ειδικά για εθελοντές στον ιστότοπό σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επικοινωνήσετε με τους τρέχοντες εθελοντές σας και να προσελκύσετε νέους. Με τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός κέντρου επικοινωνίας εθελοντών στον ιστότοπο της ομάδας σας, θα διευκολύνετε τους εθελοντές να παρακολουθούν τι συμβαίνει με τον οργανισμό. Φροντίστε να προβάλλετε φωτογραφίες ή βίντεο που δείχνουν εθελοντές σε δράση (με την άδειά τους). Μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε πράγματα όπως ευκαιρίες εθελοντισμού, επερχόμενες συνεδριάσεις επιτροπών και άλλες πληροφορίες που ενδιαφέρουν τους εθελοντές. Ανάλογα με το πόσο εξελιγμένος είναι ο ιστότοπός σας, ίσως μπορείτε να παρέχετε έναν τρόπο στους εθελοντές να ανεβάζουν έγγραφα, να παρακολουθούν τις ώρες υπηρεσίας τους ή να προβάλλουν εκπαιδευτικό υλικό.
Γνωρίστε τους εθελοντές μέσω έρευνας
Μια έρευνα είναι ένα χρήσιμο εργαλείο επικοινωνίας για να γνωρίσετε τους εθελοντές και να ανακαλύψετε πώς θα ήθελαν να εμπλακούν με τον οργανισμό σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να διαθέσετε μια έρευνα μέσω της ενότητας εθελοντών του ιστότοπού σας ή να τη συμπεριλάβετε σε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται σε νέους εθελοντές. Θα πρέπει να έχει μόνο μερικές ερωτήσεις που θα σας επιτρέψουν να αποκτήσετε μια αίσθηση του είδους των εθελοντικών δραστηριοτήτων στις οποίες θα ήθελαν να συμμετέχουν και ποιες δεξιότητες έχουν. Ζητήστε από κάποιον να ελέγξει τα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, επικοινωνήστε μεμονωμένα με πληροφορίες σχετικά με επιτροπές ή έργα που ταιριάζουν με τα ενδιαφέροντά του. Τοποθετήστε αυτές τις πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων εθελοντών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον για να ειδοποιεί τους ανθρώπους καθώς γίνονται διαθέσιμα νέα έργα.
Σύνδεση με εθελοντές μέσω social media
Αξιοποιήστε την παρουσία του οργανισμού σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ως εργαλείο επικοινωνίας για αλληλεπίδραση με εθελοντές και άλλες ομάδες ενδιαφερομένων. Ενθαρρύνετε τους εθελοντές να ακολουθούν τις σελίδες κοινωνικής δικτύωσης του οργανισμού και ανταποδώστε τη χάρη, όπως ακολουθώντας τους ξανά στο Twitter ή το Instagram. Δημοσιεύστε φωτογραφίες και λεζάντες που υπογραμμίζουν τις συνεισφορές των εθελοντών της ομάδας σας, μαζί με συνδέσμους για την κάλυψη της ομάδας από τα μέσα ενημέρωσης. Ενθαρρύνετε τους εθελοντές να αλληλεπιδρούν σχολιάζοντας και/ή κοινοποιώντας τις αναρτήσεις του οργανισμού. Προωθήστε τη συμμετοχή των εθελοντών στις συνολικές επικοινωνιακές προσπάθειες του οργανισμού, συγκροτώντας μια επιτροπή κοινωνικών μέσων για να συντονίζει ή να βοηθά με τις αναρτήσεις σε κοινωνικά δίκτυα.
Δημοσίευση ενημερωτικού δελτίου εθελοντών
Πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στέλνουν ένα ενημερωτικό δελτίο σε εθελοντές, καθώς και σε δωρητές, οργανισμούς χρηματοδότησης, πηγές παραπομπής καταναλωτών και άλλες ομάδες σε μηνιαία ή τριμηνιαία βάση. Η διανομή ενός ενημερωτικού δελτίου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για τα πρόσφατα επιτεύγματα, τα τρέχοντα έργα και τους μελλοντικούς στόχους της φιλανθρωπικής ομάδας. Παρέχει επίσης ένα εξαιρετικό όχημα για την αναγνώριση των συνεισφορών εξαιρετικών εθελοντών. Ανάλογα με το ποιοι είναι οι εθελοντές σας και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, μπορεί να χρειαστεί να εκτυπώσετε και να ταχυδρομήσετε ένα ενημερωτικό δελτίο ή μπορεί να εξυπηρετηθείτε καλύτερα από ένα ηλεκτρονικό ενημερωτικό δελτίο. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσκαλέσετε τους ενδιαφερόμενους να εγγραφούν στην προτιμώμενη επιλογή παράδοσης.
Διατήρξε προσωπική επαφή ένας προς έναν
Όταν πρόκειται για την οικοδόμηση σχέσεων με εθελοντές, δεν υπάρχει υποκατάστατο για την προσωπική επαφή με τα άτομα που προσφέρουν απλόχερα τον χρόνο και τα ταλέντα τους στον οργανισμό σας. Συνιστάται να προγραμματίζετε περιοδικά συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο με εθελοντές που κατέχουν θέσεις προέδρων ή που διαδραματίζουν άλλους βασικούς ρόλους που επιτρέπουν στην φιλανθρωπική ομάδα σας να φέρει εις πέρας την αποστολή της. Η περιοδική κλήση εθελοντών για check in μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να διατηρήσετε εξατομικευμένη επαφή χωρίς να χρειάζεται να τους ζητήσετε να αφιερώσουν χρόνο για μια επίσημη, προσωπική συζήτηση ή βιντεοδιάσκεψη. Ο εκτελεστικός διευθυντής θα μπορούσε επίσης να ορίσει ώρες συνομιλίας όταν οι εθελοντές ενθαρρύνονται να περάσουν ή να καλέσουν για προσωπική σύνδεση.
Σύνδεση μέσω συνεδριάσεων επιτροπής
Οι συνεδριάσεις της επιτροπής εθελοντών μπορεί να είναι ουσιαστικές για την επιτυχία όλων των τύπων έργων. Όταν ξεκινά ένα νέο έργο, συνιστάται να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση με όσους ενδιαφέρονται να εργαστούν εθελοντικά, ώστε να έχουν την ευκαιρία να μάθουν περισσότερα για τους τύπους ρόλων που είναι διαθέσιμοι και τι είδους δέσμευση χρόνου μπορεί να απαιτεί ο καθένας. Μόλις σχηματιστεί μια επιτροπή, είτε για ένα ειδικό έργο είτε για μια ομάδα εργασίας που βρίσκεται σε εξέλιξη, οι τακτικές συναντήσεις συνεχίζουν να είναι σημαντικές για τη διαχείριση της διαδικασίας και τη διατήρηση αποτελεσματικής εθελοντικής επικοινωνίας. Είναι καλύτερο να ορίσετε ένα καθορισμένο πρόγραμμα για συναντήσεις, όπως την τρίτη Τρίτη κάθε μήνα, έτσι ώστε οι εθελοντές να μπορούν να κάνουν σχέδια εκ των προτέρων.
Ζητήστε από εθελοντές να μοιραστούν σχόλια
Η επικοινωνία πρέπει να ρέει αμφίδρομα. Είναι εξίσου σημαντικό να ενθαρρύνουμε τους εθελοντές να μοιράζονται τις σκέψεις και τις ιδέες τους με τον οργανισμό και τους ηγέτες του όσο και να διασφαλίζουμε ότι οι πληροφορίες ρέουν στους εθελοντές. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να διευκολύνετε τους εθελοντές να παρέχουν σχόλια ή να μοιράζονται προτάσεις. Εάν οι εθελοντές έρχονται στο γραφείο τακτικά, δημιουργήστε ένα κουτί προτάσεων. Εναλλακτικά, ορίστε μια διεύθυνση email feedback@ την οποία οι εθελοντές μπορούν να χρησιμοποιούν όποτε θέλουν. Είναι επίσης καλή ιδέα να συνηθίσετε να αφιερώνετε χρόνο στους ανθρώπους για να μοιραστούν σχόλια και προτάσεις σχετικά με τις ατζέντες των συνεδριάσεων. Μπορεί ακόμη και να θέλετε να φιλοξενείτε περιοδικά ομάδες εστίασης για να εξερευνήσετε και να συζητήσετε σχόλια. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι είναι εύκολο για τους εθελοντές να παρέχουν σχόλια.
Διοργανώστε κοινωνικές συγκεντρώσεις για εθελοντές
Παρέχετε ευκαιρίες στους εθελοντές να συνδεθούν μεταξύ τους μέσω κοινωνικών συγκεντρώσεων που δεν περιλαμβάνουν αιτήματα για δωρεά χρόνου ή χρημάτων. Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να φιλοξενείτε περιοδικά έναν μίκτη μόνο για εθελοντές στο γραφείο σας ή στο σπίτι ενός μέλους του διοικητικού συμβουλίου ή ενός προέδρου επιτροπής. Προσκαλέστε όλους όσους έχουν προσφερθεί εθελοντικά μέσα σε ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Ανάλογα με τον προϋπολογισμό του οργανισμού σας, θα μπορούσατε να προσφέρετε αναψυκτικά ή μπορεί να είναι καλύτερο να σχεδιάσετε μια τροφή. Το κλειδί είναι να παρέχετε έναν τρόπο στα άτομα που έχουν κοινά ενδιαφέροντα για τον οργανισμό σας να γνωριστούν μεταξύ τους και να αρχίσουν να δημιουργούν δεσμούς. Σε τελική ανάλυση, οι εθελοντές σας θα είναι πολύ πιο πιθανό να παραμείνουν αφοσιωμένοι στον οργανισμό, εάν συμμετέχουν και οι φίλοι τους.
Αναγνωρίστε τις εθελοντικές προσπάθειες
Βεβαιωθείτε ότι οι εθελοντές αναγνωρίζονται για τον σημαντικό ρόλο που σχεδιάζουν να επιτρέψουν στον οργανισμό σας να ανταποκριθεί στην αποστολή του ή να βοηθήσει με άλλο τρόπο σημαντικούς σκοπούς. Βεβαιωθείτε ότι οι δημόσιες αναφορές του οργανισμού αναγνωρίζουν τους εθελοντές αντί να επικεντρώνονται υπερβολικά στον εκτελεστικό διευθυντή ή άλλα μέλη του προσωπικού. Για παράδειγμα, όταν αναζητάτε δημοσιότητα για τον οργανισμό, κατευθύνετε μέλη των μέσων ενημέρωσης ή bloggers να λαμβάνουν συνέντευξη από προέδρους επιτροπών ή μέλη διοικητικών συμβουλίων εκτός από τους υπαλλήλους. Όταν δημοσιεύετε φωτογραφίες από τις δραστηριότητες του οργανισμού, επιλέξτε εικόνες που παρουσιάζουν εθελοντές. Όταν προωθείτε εράνους ειδικών εκδηλώσεων, σκεφτείτε να αναφέρετε τα ονόματα των μελών της επιτροπής στην ανακοίνωση.
Εκφράστε επίσημα την εκτίμηση στους εθελοντές
Η αναγνώριση είναι σημαντική, αλλά και η εκτίμηση. Φροντίστε να πείτε ευχαριστώ στους εθελοντές, τόσο πρόσωπο με πρόσωπο όσο και μέσω επίσημων ευχαριστητηρίων σημειώσεων. Εξετάστε το ενδεχόμενο να διοργανώσετε μια εκδήλωση εκτίμησης εθελοντών τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, όπως ένα γεύμα μόνο για εθελοντές ή μια άλλη συγκέντρωση που περιλαμβάνει μια ομιλία εκτίμησης εθελοντών και βραβεία υπηρεσιών. Παρέχετε πλακέτες ή άλλα βραβεία για εθελοντές που έχουν κάνει ιδιαίτερα σημαντική συνεισφορά στην ομάδα ή που είναι μακροχρόνιοι υποστηρικτές. Λάβετε υπόψη βραβεία ετών υπηρεσίας για σημαντικά ορόσημα, καθώς και έντυπα πιστοποιητικά εκτίμησης για όλους τους εθελοντές.
Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία εργαλείων επικοινωνίας εθελοντών
Οποιοσδήποτε οργανισμός βασίζεται στην υπηρεσία εθελοντών πρέπει να λάβει μέτρα για να δεσμεύσει και να διατηρήσει αυτούς που μοιράζονται τον χρόνο και το ταλέντο τους και να προσλάβει νέους ανθρώπους για να βοηθήσουν. Δεν υπάρχει υποκατάστατο για τη διατήρηση αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους εθελοντές. Η χρήση μιας ποικιλίας εργαλείων επικοινωνίας θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να δεσμεύσετε μια ισχυρή ομάδα εθελοντών που είναι αφοσιωμένοι στον οργανισμό σας. Μέσω αποτελεσματικής εθελοντικής επικοινωνίας, θα είστε σε θέση να καλλιεργήσετε σταθερές σχέσεις με άτομα που είναι πιθανό να παραμείνουν δεσμευμένοι με το φιλανθρωπικό σας φορέα για πολλά χρόνια.
