Ενώ όλα τα επιχειρηματικά συνέδρια περιλαμβάνουν γενικά μια ποικιλία ομιλητών που συζητούν θέματα που ενδιαφέρουν τους συμμετέχοντες, οι καλύτερες εκδηλώσεις ενσωματώνουν μια σειρά από διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων. Βεβαιωθείτε ότι η επόμενη εκδήλωση που σχεδιάζετε είναι επιτυχημένη, συμπεριλαμβάνοντας επιλογές που θα απευθύνονται σε όλα τα τμήματα του κοινού-στόχου.
Keynote Speakers
Οι βασικοί ομιλητές μπορούν να είναι μια μεγάλη κλήρωση για τους συμμετέχοντες στο συνέδριο. Αυτές είναι συνήθως παρουσιάσεις γενικών συνεδριών, που σημαίνει ότι δεν υπάρχουν άλλοι ομιλητές που πραγματοποιούν συνεδρίες ταυτόχρονα. Τα θέματα είναι συνήθως πέρα από τον τυπικό ναύλο επαγγελματικής ανάπτυξης, προσφέροντας έμπνευση ή μοναδικές γνώσεις. Ενώ οι βασικοί παρουσιαστές μπορούν να προγραμματιστούν ανά πάσα στιγμή, συχνά κρατούνται για την πρώτη και την τελευταία συνεδρία σε ένα συνέδριο.
Ανάλογα με το μέγεθος και τον προϋπολογισμό της εκδήλωσης, ορισμένες ομάδες κάνουν κράτηση σε διασημότητες ή άλλα άτομα υψηλού προφίλ ως βασικούς ομιλητές. Για παράδειγμα, ο Dan Rather ήταν βασικός ομιλητής για το HR Florida το 2016 και η Malala Yousafzai θα μιλήσει στο Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Οι μικρότεροι οργανισμοί συχνά κάνουν κράτηση σε τοπικές διασημότητες ή ομιλητές με κίνητρα για αυτές τις συνεδρίες. Μπορείτε να βρείτε βασικούς ομιλητές μέσω οργανισμών όπως η National Speakers Association ή η Big Speak.
Συνεδρίες Breakout
Οι Οι συνεδρίες Breakout είναι εκπαιδευτικά προγράμματα που πραγματοποιούνται όλη την ημέρα σε εκδηλώσεις επαγγελματικών συνεδρίων. Περισσότερες από μία συνεδρίες έχουν προγραμματιστεί ταυτόχρονα, ώστε να επιτρέπεται στους συμμετέχοντες να επιλέξουν από μια ποικιλία θεμάτων, ώστε να μπορούν να προσαρμόσουν το πρόγραμμά τους σε ένα βαθμό. Εξετάστε το ενδεχόμενο να κάνετε κράτηση για επιτυχημένους επαγγελματίες στον τομέα σας, συμβούλους και εκπαιδευτές του κλάδου, εκπροσώπους κυβερνητικών φορέων και άλλους ειδικούς για κουλοχέρηδες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να πραγματοποιήσετε μια πρόσκληση για ομιλητές στον ιστότοπο του οργανισμού σας για να ενθαρρύνετε άτομα που ενδιαφέρονται να συνεισφέρουν να υποβάλουν προτάσεις.
Κατά τον προγραμματισμό των ομιλητών, είναι σημαντικό να προσφέρετε μια μεγάλη ποικιλία θεμάτων και να διαδώσετε τα θέματα έτσι ώστε οι άνθρωποι να είναι πιθανό να μπορούν να παρακολουθήσουν προγράμματα που προσελκύουν τα ενδιαφέροντά τους. Για παράδειγμα, εάν έχετε δύο ομιλητές που σχετίζονται με τη λογιστική, προγραμματίστε τους σε διαφορετικές ώρες, έτσι ώστε τα άτομα που ενδιαφέρονται περισσότερο για τη λογιστική να έχουν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν και τα δύο. Προσφέρετε πολύ διαφορετικά θέματα ταυτόχρονα, όπως μάρκετινγκ ή εξυπηρέτηση πελατών, έτσι ώστε οι συμμετέχοντες που δεν ενδιαφέρονται για τη λογιστική να έχουν επίσης πολλά να διαλέξουν.
Συνεδρίες καταιγισμού ιδεών
Ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη της συμμετοχής σε συνέδρια είναι η ευκαιρία να συναντηθείτε και να επικοινωνήσετε με ομοϊδεάτες επαγγελματίες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να αφιερώσετε χρόνο στην ατζέντα για συνεδρίες καταιγισμού ιδεών ειδικά για συγκεκριμένα θέματα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αποκλείσετε μερικές επιμέρους συνεδρίες για συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης για καυτά θέματα σχετικά με τους συμμετέχοντες. Εναλλακτικά, μπορείτε να ορίσετε χώρους καθιστικού εντός του λόμπι του χώρου που θα διατεθούν για συζητήσεις ειδικού ενδιαφέροντος σε διαφορετικές ώρες της ημέρας. Οι συμμετέχοντες που ενδιαφέρονται να μάθουν περισσότερα για το τι σκέφτονται οι άλλοι για τα καθορισμένα θέματα θα εκτιμήσουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν σε κάτι τέτοιο.
Λιανικές Πωλήσεις
Τα συνέδρια περιλαμβάνουν συχνά φορητά καταστήματα λιανικής, όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να αγοράσουν επώνυμα είδη που προσφέρει η ένωση χορηγών, όπως μπλουζάκια, στυλό, χαρτοφυλάκια και άλλα. Αυτά τα σημεία λιανικής πώλησης συνήθως διαθέτουν επίσης βιβλία γραμμένα από συγγραφείς που μιλούν στην εκδήλωση. Εάν η ομάδα σας δεν μπορεί να επενδύσει σε μεγάλο απόθεμα, απλώς παρέχετε μερικά αντικείμενα προβολής που μπορούν να παραγγείλουν οι παρευρισκόμενοι στην εκδήλωση για να τα αποστείλετε στο σπίτι ή το γραφείο τους. Πιθανότατα θα εκτιμήσουν ότι δεν χρειάζεται να κουβαλούν μαζί τους ή να πακετάρουν αντικείμενα για να τα πάρουν στο σπίτι, οπότε μπορεί να διαπιστώσετε ότι πουλάτε ακόμα περισσότερα με αυτόν τον τρόπο.
Υπογραφές βιβλίων
Μιλώντας για συγγραφείς, είναι καλή ιδέα να προγραμματίσετε υπογραφές βιβλίων για ομιλητές που έχουν δημοσιεύσει βιβλία κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Γενικά είναι καλύτερο να φιλοξενήσετε την υπογραφή του βιβλίου ενός συγκεκριμένου συγγραφέα αμέσως μετά την ομιλία του ατόμου, καθώς οι παρευρισκόμενοι που είναι ενθουσιασμένοι με την παρουσίαση του ατόμου μπορεί να πάνε απευθείας στην υπογραφή για να αγοράσουν ένα βιβλίο για να το έχουν υπογράψει. Αυτό μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να αυξήσει τις πωλήσεις βιβλίων και επίσης κάνει την προοπτική να μιλήσετε στην εκδήλωσή σας ιδιαίτερα ελκυστική στους συγγραφείς.
Εμπορική Έκθεση
Τα περισσότερα επαγγελματικά συνέδρια περιλαμβάνουν ένα τμήμα εμπορικής έκθεσης, το οποίο περιλαμβάνει την αφαίρεση ενός χώρου όπου οι πωλητές και οι χορηγοί μπορούν να δημιουργήσουν περίπτερα για να εμφανίσουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους έναντι αμοιβής. Τα χρήματα που προκύπτουν ως αποτέλεσμα των τελών που σχετίζονται με τη συμμετοχή σε εμπορικές εκθέσεις μπορούν να βοηθήσουν στην κάλυψη του κόστους διοργάνωσης της συνολικής εκδήλωσης και επίσης να βοηθήσουν τον οργανισμό σχεδιασμού να κερδίσει έσοδα για να υποστηρίξει τις δραστηριότητές του.
Για ορισμένα συνέδρια, η εμπορική έκθεση παραμένει ανοιχτή όλη την ώρα, ενώ σε άλλα η ενότητα του περιπτέρου των εκθετών είναι διαθέσιμη στους συμμετέχοντες μόνο σε περιόδους που οι συνεδρίες δεν πραγματοποιούνται. Σε κάθε εκθέτη ανατίθεται ένας συγκεκριμένος χώρος περιπτέρου όπου στήνει εκθέσεις που προωθούν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του. Αναθέτουν σε μέλη της ομάδας να στελεχώσουν τα περίπτερα και να αλληλεπιδρούν με τους παρευρισκόμενους. Οι περισσότεροι διανέμουν βιβλιογραφία προϊόντων και προσφέρουν κάποιου είδους δώρο (συνήθως διαφημιστικά επιχειρηματικά δώρα ή σνακ), καθώς και συλλέγουν στοιχεία επικοινωνίας από τους συμμετέχοντες για να τα χρησιμοποιήσουν για σκοπούς μάρκετινγκ στο μέλλον.
Σιωπηλή δημοπρασία
Αν το συνέδριό σας είναι ένας σημαντικός έρανος για την ομάδα χορηγών ή άλλη ένωση, σκεφτείτε να διοργανώσετε μια σιωπηλή δημοπρασία. Αυτό περιλαμβάνει τη συλλογή δωρεών για τα οποία οι συμμετέχοντες μπορούν να υποβάλουν προσφορές για ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Μόλις κλείσει η προσφορά, "κερδίζει" ο πλειοδότης για κάθε είδος - πράγμα που σημαίνει ότι θα αγοράσει το προϊόν. Όσοι ασχολούνται διασκεδάζουν με τις αγορές τους και τους ανταγωνισμούς, ειδικά αν έχουν καλές ευκαιρίες και ο οργανισμός απολαμβάνει μια πρόσθετη ροή εσόδων από την εκδήλωση.
Φαγητό: Γεύματα και σνακ
Το φαγητό είναι σημαντικό μέρος κάθε εκδήλωσης συνεδρίου! Οι πιθανότητες είναι ότι θα χρειαστεί να αγοράσετε γεύματα και σνακ από το συνεδριακό κέντρο, το ξενοδοχείο ή άλλο χώρο όπου θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση. Θα πρέπει να προγραμματίσετε να έχετε ένα ελαφρύ πρωινό το πρωί, εάν η εκδήλωση ξεκινά νωρίς το πρωί, ένα μεσημεριανό γεύμα σε πιάτα ή σε μπουφέ και απογευματινά σνακ. Ορισμένες εκδηλώσεις περιλαμβάνουν επίσης βραδινά γεύματα για μία ή περισσότερες νύχτες, ιδιαίτερα εάν υπάρχει τελετή απονομής βραβείων ή ειδική βραδινή κεντρική παρουσίαση.
Όταν παραγγέλνετε το μενού, φροντίστε να έχετε μια μεγάλη ποικιλία επιλογών για να λάβετε υπόψη τους ειδικούς διατροφικούς περιορισμούς. Εάν προσφέρετε επιλογές σε μπουφέ, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν επιλογές για άτομα που δεν μπορούν (ή επιλέγουν να μην) τρώνε πράγματα όπως γλουτένη, ζάχαρη, σιτάρι, ξηρούς καρπούς ή κρέας. Συνιστάται επίσης να υπάρχουν διαθέσιμες επιλογές για όσους ακολουθούν έναν βίγκαν τρόπο ζωής. Εάν σερβίρετε πιάτα γεύματα, επιτρέψτε στους παρευρισκόμενους να επιλέξουν γεύματα που ταιριάζουν στον τρόπο διατροφής τους. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να συμπεριλάβετε μια ενότητα στη φόρμα εγγραφής όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να καθορίσουν διατροφικούς περιορισμούς ή να κάνουν ειδικές παραγγελίες.
Δεξίωση έναρξης
Σκεφτείτε να διοργανώσετε μια εναρκτήρια δεξίωση την πρώτη νύχτα του συνεδρίου με επίκεντρο τη συμμετοχή των συμμετεχόντων στην εκδήλωση και την προώθηση υποστηρικτών (πωλητές και χορηγούς). Η ιδέα είναι να φιλοξενήσει μια διασκεδαστική εκδήλωση στην οποία οι άνθρωποι θα ανυπομονούν να παρακολουθήσουν και που θα τους δώσει την ευκαιρία να κοινωνικοποιηθούν με άλλους συμμετέχοντες με δομημένο τρόπο.
Αυτές οι δεξιώσεις γίνονται συχνά στον χώρο της εμπορικής έκθεσης, παρέχοντας στους παρευρισκόμενους μια πρώτη ματιά στους εκθέτες σε ένα χαλαρό περιβάλλον όπου σερβίρονται φαγητό και ποτά. Αυτό δημιουργεί ένα όφελος προστιθέμενης αξίας για τους πωλητές και τους χορηγούς που πληρώνουν για να έχουν περίπτερα εκθετών, καθώς αυτές οι δεξιώσεις συνήθως παρακολουθούνται καλά από τους συμμετέχοντες στο συνέδριο.
Μπορείτε πιθανώς να βρείτε έναν χορηγό για να αναλάβετε το κόστος αυτού του είδους εκδήλωσης με αντάλλαγμα το διαφημιστικό αντίτιμο. Εάν πρόκειται να σερβίρετε αλκοόλ στη ρεσεψιόν, σκεφτείτε να δώσετε σε κάθε παρευρισκόμενο έναν συγκεκριμένο αριθμό εισιτηρίων για ποτά, ώστε να μπορεί να πάρει μερικά ποτά χωρίς κόστος. Αυτό θα βοηθήσει στον έλεγχο του κόστους και θα ελαχιστοποιήσει και άλλα πιθανά ζητήματα ευθύνης. Δεν θα πρέπει να υπάρχει χρέωση για το φαγητό ή άλλα είδη ποτών.
Κοινωνικές Συνδέσεις
Είναι καλή ιδέα να ενσωματώσετε πρόσθετους άτυπους τρόπους ώστε οι συμμετέχοντες να συνδέονται μεταξύ τους και να κοινωνικοποιούνται με χαλαρό τρόπο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε ένα Tweetup που επιτρέπει στους ανθρώπους να συνδέονται διασκεδαστικά, ενώ παράλληλα ενισχύει την παρουσία της εκδήλωσης στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επιλέξτε ένα επίσημο hashtag για την εκδήλωση, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να μοιραστούν τις εμπειρίες τους στο διαδίκτυο.
Είναι επίσης καλή ιδέα να επιτρέψετε στους συμμετέχοντες να εγγραφούν για να συμμετάσχουν σε ομαδικές εκδηλώσεις που θα πλήρωναν μόνοι τους, όπως γεύματα σε ορισμένα είδη εστιατορίων, με ομιλητές ή συγγραφείς των οποίων η δουλειά επισημαίνεται στην εκδήλωση, ή για να δείτε τα τοπικά αξιοθέατα. Αυτό είναι ιδιαίτερα επωφελές για άτομα που δεν συμμετέχουν με άλλα άτομα που γνωρίζουν, καθώς τους παρέχει έναν τρόπο να γνωρίσουν άλλους συμμετέχοντες και να ασχοληθούν με την τοπική περιοχή χωρίς να χρειάζεται να τολμήσουν μόνοι τους.
Διασκέδαση
Η ψυχαγωγία μπορεί να είναι μια εξαιρετική πρόσθετη δυνατότητα για μεγάλα συνέδρια, ιδιαίτερα εκείνα που διαρκούν πολλές ημέρες. Ορισμένα πολυήμερα συνέδρια περιλαμβάνουν εκδηλώσεις εκτός ωραρίου, όπως συναυλίες, παραστάσεις κωμωδίας ή πάρτι στα οποία μπορούν να παρακολουθήσουν οι συμμετέχοντες. Η είσοδος για τους παρευρισκόμενους θα πρέπει να περιλαμβάνεται στο συνολικό κόστος εγγραφής της εκδήλωσης, αν και πιθανότατα θα πρέπει να τους επιτρέψετε να αγοράσουν επιπλέον εισιτήρια μόνο για τις μερίδες που επικεντρώνονται στην ψυχαγωγία. Με αυτόν τον τρόπο, είναι δυνατό για τους επαγγελματίες ταξιδιώτες που φέρνουν φίλους ή μέλη της οικογένειάς τους να συμπεριλάβουν τους συντρόφους τους για τέτοιου είδους εκδηλώσεις.
Ομάδες προπόνησης
Μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθείτε τη ρουτίνα της προπόνησής σας όταν βρίσκεστε εκτός πόλης σε ένα συνέδριο. Μπορεί να είναι χρήσιμο όταν οι διοργανωτές της εκδήλωσης δημοσιεύουν ένα πρόγραμμα οργανωμένων ομαδικών δραστηριοτήτων άσκησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε από ένα μέλος της επιτροπής που είναι εξοικειωμένο με την περιοχή να φιλοξενεί καθημερινούς περιπάτους ή τρεξίματα ή να αφιερώσετε μια περιοχή στον χώρο για να προσφέρει ομαδικά μαθήματα φυσικής κατάστασης σε όσους επιθυμούν να συμμετάσχουν.
Βραβεία Attendee Door
Στους ανθρώπους αρέσει να κερδίζουν πράγματα, επομένως μπορεί να είναι υπέροχο να παρέχετε τρόπους στους συμμετέχοντες να εγγραφούν και να κερδίσουν βραβεία κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Μπορείτε να συμπεριλάβετε βραβεία πόρτας που παρέχονται από τον χορηγό οργανισμό καθώς και αντικείμενα που συνεισφέρουν οι πωλητές. Για παράδειγμα, ορισμένες ομάδες μπορεί να απονείμουν ένα μεγάλο έπαθλο μετρητών (χρηματοδοτούμενο από τον οργανισμό ή έναν χορηγό), μαζί με μικρότερα βραβεία που δωρίζονται από εκθέτες εμπορικών εκθέσεων.
Πολλές ομάδες διαχειρίζονται τη διαδικασία απονομής των βραβείων πόρτας παρέχοντας στους παρευρισκόμενους κάρτες μπίνγκο με το όνομα κάθε χορηγού ή των πρώτων αρκετών πωλητών που εγγράφονται και πληρώνουν. Οι συμμετέχοντες πρέπει να επισκεφθούν τα καθορισμένα περίπτερα για να λάβουν μοναδικές σφραγίδες ή υπογραφές και στη συνέχεια οι συμπληρωμένες κάρτες εισάγονται σε κλήρωση. Οι κάρτες τραβιούνται σε προκαθορισμένη ώρα (συνήθως στο τέλος της ημέρας), με βραβεία στους συμμετέχοντες που είναι παρόντες.
Σε ορισμένες εκδηλώσεις, οι πωλητές που έχουν βραβεία πόρτας τα απονέμουν συλλέγοντας επαγγελματικές κάρτες από τους συμμετέχοντες ή σαρώνοντας γραμμικούς κώδικες από τα σήματα τους.
Έπαθλα πόρτας εκθέτη
Ορισμένες ομάδες προσφέρουν επίσης βραβεία πόρτας στους εκθέτες ως τρόπο περαιτέρω συμμετοχής των ατόμων και των εταιρειών που παρέχουν οικονομική υποστήριξη για το συνέδριο. Μια επιλογή είναι να σχεδιάσετε ονόματα ενός ή δύο εκθετών για να λάβετε δωρεάν χώρο περιπτέρων για την εκδήλωση του επόμενου έτους. Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να σχεδιάσετε ονόματα εκπροσώπων πωλητών για να απονείμετε διασκεδαστικά βραβεία που θα απολαύσουν. Θα το εκτιμήσουν και μπορεί να τους βοηθήσει να παροτρύνουν τους εργοδότες τους να συμμετάσχουν το επόμενο έτος!
Αξιολογήσεις
Είναι σημαντικό να λαμβάνετε σχόλια από τους φετινούς συμμετέχοντες, καθώς και από τους πωλητές και τους χορηγούς. Παρέχετε έναν τρόπο σε όλους τους εμπλεκόμενους να συμπληρώσουν ένα έντυπο αξιολόγησης. Θα μπορούσατε να διανείμετε αξιολογήσεις σε χαρτί στην εκδήλωση ή στη συνέχεια στέλνοντας μια έρευνα εντός λίγων ημερών. Ανεξάρτητα από το πώς ζητάτε σχόλια, είναι σημαντικό να το κάνετε! Είναι επίσης σημαντικό να ακούτε! Δημοσιεύστε τα αποτελέσματα και λάβετε υπόψη τα σχόλια που λαμβάνετε υπόψη όταν ξεκινάτε να σχεδιάζετε την εκδήλωση της επόμενης χρονιάς.
Καλό Συνέδριο
Αν και αυτή δεν είναι μια ολοκληρωμένη λίστα με κάθε πιθανό τύπο δραστηριότητας που θα μπορούσε να συμπεριληφθεί σε ένα συνέδριο, είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης. Αναθεωρήστε αυτές τις ιδέες και ενθαρρύνετε τους άλλους που συμμετέχουν στον προγραμματισμό της επόμενης εκδήλωσής σας να κάνουν το ίδιο. Χρησιμοποιήστε αυτά που μαθαίνετε για να επιλέξετε ορισμένες δραστηριότητες και ως σημείο εκκίνησης για να σκεφτείτε άλλες ιδέες που μπορεί να σας βοηθήσουν να κάνετε την εκδήλωσή σας ακόμα πιο ελκυστική για το κοινό-στόχο σας. Υπάρχουν πολλά συνέδρια εκεί έξω, επομένως είναι σημαντικό να λάβετε μέτρα για να βεβαιωθείτε ότι το δικό σας παρέχει πολύτιμες ευκαιρίες και πόρους επαγγελματικής εξέλιξης, καθώς και λίγη διασκέδαση.
