Όταν ένας υπάλληλος σάς ειδοποιεί ότι παραιτείται, μπορεί να είναι δύσκολο να ξέρεις τι να πεις. Οι διευθυντές συχνά εκπλήσσονται όταν ένας υπάλληλος παραιτείται, επομένως είναι σημαντικό να είναι προετοιμασμένοι να ανταποκριθούν κατάλληλα όταν ένας υπάλληλος υποβάλει επιστολή παραίτησης ή δηλώσει ότι εγκαταλείπει τη δουλειά του.
Τι να πεις όταν ένας υπάλληλος παραιτείται
Δεν υπάρχει μόνο ένας σωστός τρόπος να απαντήσετε όταν κάποιος παραιτηθεί από τη δουλειά του. Από πολλές απόψεις, αυτό που πρέπει να πείτε θα ποικίλλει ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της κατάστασης και τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας σας. Ό,τι κι αν γίνει, είναι σημαντικό να ανταποκρίνεστε με πολιτικό και επαγγελματικό τρόπο.
Επιλογές αρχικής απόκρισης
Όταν ένας υπάλληλος σας λέει ότι παραιτείται, να είστε έτοιμοι να απαντήσετε στη δήλωσή του αμέσως, με ήρεμο, ψύχραιμο τρόπο. Παραδείγματα κατάλληλων αρχικών απαντήσεων είναι:
- Λυπάμαι που το ακούω.
- Σας ευχαριστώ που με ενημερώσατε.
- Με έκπληξη έμαθα ότι φεύγεις.
Μην πείτε τίποτα που θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως αρνητικό, επικριτικό ή υποτιμητικό. Αποφύγετε να αντιδράσετε με τρόπο που θα υποδηλώνει ότι παίρνετε την απόφαση του ατόμου να παραιτηθεί προσωπικά.
Αίτηση γραπτής ειδοποίησης
Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν γραπτή επιστολή παραίτησης. Εάν ο υπάλληλος δεν έχει επιστολή, ζητήστε ένα μετά την αρχική σας δήλωση. Είναι καλύτερο να λαμβάνετε γραπτή ειδοποίηση τη στιγμή που ο υπάλληλος σας λέει ότι φεύγουν. Μπορεί να γραφτεί χειρόγραφα, να σας σταλεί με email ή να πληκτρολογηθεί και να εκτυπωθεί γρήγορα. Μια επιστολή παραίτησης πρέπει απλώς να έχει την ημερομηνία, μια δήλωση ότι ο εργαζόμενος επιλέγει να παραιτηθεί και τι αναμένει το άτομο να είναι η τελευταία του ημέρα εργασίας.
Για να ζητήσετε γραπτή επιστολή παραίτησης μπορείτε να πείτε:
- Χαίρομαι που μου το είπες, αν και η πολιτική της εταιρείας απαιτεί γραπτή επιστολή παραίτησης. Έχετε ένα έτοιμο;
- Αν δεν έχετε επιστολή παραίτησης, ας συντάξουμε μια τώρα. Εδώ είναι ένα σημειωματάριο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
- Το HR θα ζητήσει αντίγραφο της επιστολής παραίτησής σας. Βλέπω ότι έχεις το τηλέφωνό σου μαζί σου. Θα τραβήξετε το email σας και απλώς θα πληκτρολογήσετε μια γρήγορη σημείωση που θα επιβεβαιώνει τη συνομιλία μας και θα μου τη στείλετε;
Να είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε ερωτήσεις, συμπεριλαμβανομένου του πόση ειδοποίηση αναμένει η εταιρεία όταν ένας υπάλληλος παραιτηθεί. Συμβουλευτείτε το εγχειρίδιο εργαζομένων της εταιρείας για μια οριστική απάντηση εάν δεν είστε σίγουροι.
Αποδοχή την παραίτηση
Εκτός εάν υπάρχει σύμβαση που θα απαγόρευε στον εργαζόμενο να μπορεί να παραιτηθεί, ενημερώστε τον ότι αποδέχεστε την παραίτησή του. Πείτε τους ότι εσείς ή ένας εκπρόσωπος ανθρώπινου δυναμικού θα επικοινωνήσετε για να οριστικοποιήσετε τις λεπτομέρειες της αποχώρησής τους από τον οργανισμό αφού έχετε περάσει από τα κατάλληλα κανάλια.
Ερωτήσεις συνέχειας
Μπορεί να θέλετε να κάνετε μερικές ερωτήσεις για να προσπαθήσετε να καταλάβετε γιατί το άτομο αποφάσισε να φύγει. Παραδείγματα ερωτήσεων που θα ήταν κατάλληλες περιλαμβάνουν:
- Θα ήσουν πρόθυμος να μοιραστείς αυτό που σε οδήγησε στην παραίτηση;
- Συνέβη κάτι συγκεκριμένο που σε έκανε να αποφασίσεις να φύγεις;
- Θα θέλατε να μοιραστείτε τι σκοπεύετε να κάνετε στη συνέχεια αφού τελειώσει ο χρόνος σας εδώ;
Μην πιέζετε τον υπάλληλο για απαντήσεις. Ένας εργαζόμενος δεν είναι υποχρεωμένος να πει στον εργοδότη γιατί παραιτείται ή τι σκοπεύει να κάνει στη συνέχεια. Μην κάνετε πολλές ερωτήσεις, επίσης. Εάν ένας υπάλληλος φαίνεται απρόθυμος να μοιραστεί, αφήστε το ήσυχο. Οι πιθανότητες είναι ότι κάποιος στην ομάδα HR θα κάνει παρόμοιες ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της συνέντευξης εξόδου του ατόμου.
Ευχηθείτε τους Καλά
Κλείστε τη συνομιλία ευγενικά εκφράζοντας την εκτίμηση και ευχόμενοι να είναι καλά. Για παράδειγμα:
- Ευχαριστούμε για τη σκληρή δουλειά σας κατά τη διάρκεια του χρόνου που ήσασταν εδώ. Ευχές για συνεχή επιτυχία.
- Σας ευχαριστώ που με ενημερώσατε προσωπικά. Εκτιμώ την προσοχή σας και σας εύχομαι να είστε καλά.
- Θα λείψεις. Τις καλύτερες ευχές για καλή επιτυχία σε όποιο επαγγελματικό μονοπάτι κι αν ακολουθήσετε.
Μπροστά πέρα από μια παραίτηση υπαλλήλου
Μόλις γίνει αποδεκτή η παραίτηση ενός υπαλλήλου, θα είναι καιρός να εστιάσουμε στη μετάβαση. Αναλάβετε το κατάλληλο προσωπικό για να χειριστεί τα έγγραφα και τις διαδικασίες τερματισμού, συμπεριλαμβανομένου του HR και της ομάδας τεχνολογίας πληροφοριών. Η αναζήτηση αντικαταστάτη θα πρέπει να ξεκινήσει και άλλοι υπάλληλοι θα πρέπει να ειδοποιηθούν. Η αντιμετώπιση της παραίτησης ενός καλού υπαλλήλου δεν είναι κάτι που θέλει να αντιμετωπίσει κανένας διευθυντής. Το να είστε έτοιμοι να χειριστείτε αυτό το ενδεχόμενο θα σας εξοπλίσει να επεξεργαστείτε την παραίτηση ενός υπαλλήλου με επαγγελματισμό και χάρη.
