Όπως οι κερδοσκοπικές επιχειρήσεις, έτσι και οι μη κερδοσκοπικές φιλανθρωπικές οργανώσεις απαιτούν από το προσωπικό να διατηρεί τον οργανισμό τους σε λειτουργία. Ενώ ο πρωταρχικός τους σκοπός είναι να παρέχουν χρηματοδότηση και προγραμματισμό για συγκεκριμένους πληθυσμούς, οι φιλανθρωπικές οργανώσεις χρησιμοποιούν επίσης ορισμένα από τα κεφάλαιά τους για να πληρώσουν όσους κρατούν τα πάντα νόμιμα και οργανωμένα.
Τυποποίηση Φιλανθρωπικών Διοικητικών Εξόδων
Είναι ένας μακροχρόνιος κανόνας μεταξύ του μη κερδοσκοπικού κλάδου να εξετάζουν το διοικητικό κόστος ως σημείο αναφοράς για την οικονομική υγεία του οργανισμού. Ιστορικά, ο μαγικός αριθμός ήταν ότι οποιοδήποτε κόστος κάτω από το 30 τοις εκατό αντιπροσώπευε μια φιλανθρωπική οργάνωση που τουλάχιστον έκανε μια προσπάθεια να διατηρήσει τη δημοσιονομική ευθύνη. Πρόσφατες σχολές σκέψης έχουν προτείνει ότι οι πιο επιτυχημένες φιλανθρωπικές οργανώσεις δεν μπορούν να κριθούν μόνο από το διοικητικό τους κόστος, αλλά πρέπει επίσης να εκτιμηθούν από την αποτελεσματικότητα και τον αντίκτυπό τους.
Τι περιλαμβάνεται στα διοικητικά έξοδα
Τα έξοδα για τη λειτουργία μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης ονομάζονται διοικητικά έξοδα ή μερικές φορές ονομάζονται γενικά έξοδα. Αυτές οι δαπάνες αποτελούνται από οτιδήποτε απαιτείται για την ύπαρξη του οργανισμού και δεν εμπίπτουν στις κατηγορίες της συγκέντρωσης κεφαλαίων, των δραστηριοτήτων προγράμματος ή των δραστηριοτήτων συμμετοχής.
Οι διοικητικές ή διαχειριστικές δαπάνες περιλαμβάνουν συνήθως:
- Ανθρώπινο δυναμικό και λογιστικό προσωπικό
- Μερίδες Διευθυντών και μισθών εργαζομένων
- Τεχνολογίες πληροφοριών αφιερωμένες σε υποδομές και λειτουργίες
- Παραγωγή ετήσιας έκθεσης
- Είδη γραφείου
- Οικοδομικά βοηθητικά προγράμματα
- Νομικές υπηρεσίες
- Έξοδα Διοικητικού Συμβουλίου
Παραλλαγή κόστους ανά τύπο οργανισμού
Διαφορετικά είδη φιλανθρωπικών οργανώσεων απαιτούν διαφορετικά ποσά γενικών εξόδων, επομένως ο καθένας θα πρέπει να στοχεύει στο πρότυπο στον τομέα του και όχι σε ένα παγκόσμιο ποσοστό για όλα τα φιλανθρωπικά ιδρύματα. Το Charity Navigator προσφέρει μια πλήρη ανάλυση των οικονομικών ιδανικών οργανισμών που αναλύονται ανά είδος φιλανθρωπίας. Γενικά, τα διοικητικά έξοδα κάτω από 15 τοις εκατό θεωρούνται τα καλύτερα, ωστόσο υπάρχουν παραλλαγές, όπως:
- Τα μουσεία εγγυώνται υψηλότερο κόστος έως και 17,5 τοις εκατό.
- Τα ντουλάπια τροφίμων/τράπεζες και οι φιλανθρωπικές οργανώσεις παροχής ανθρωπιστικής βοήθειας θα πρέπει να έχουν χαμηλότερα γενικά έξοδα με ανώτατο όριο κόστους γύρω στο 3%.
- Οι οργανισμοί που χορηγούν επιχορηγήσεις δεν θα πρέπει να βλέπουν κόστος υψηλότερο από επτάμισι τοις εκατό.
Κατανομή
Κάθε οργανισμός κατανέμει τμήματα των μισθών των στελεχών και των εργαζομένων στις διοικητικές δαπάνες. Κάθε χρόνος που αφιερώνει ένας υπάλληλος για την εκτέλεση διοικητικών καθηκόντων, αντί για υπηρεσίες προγράμματος ή συγκέντρωση κεφαλαίων, κατανέμεται στην κατηγορία διοικητικού κόστους. Εκτός από το ανθρώπινο δυναμικό και το λογιστικό προσωπικό, οι μισθοί των περισσότερων εργαζομένων σε φιλανθρωπικές οργανώσεις δεν μπορούν να αποδοθούν πλήρως σε διοικητικά έξοδα.
Χωρισμός προγράμματος
Οι οργανισμοί με περισσότερες από μία κατηγορίες προγραμμάτων, όπως η έρευνα και η εκπαίδευση, θα πρέπει να διαχωρίζουν τις διοικητικές δαπάνες για κάθε κατηγορία. Αυτό δίνει μια ακριβή ματιά στο τι δαπανάται ειδικά για κάθε πρόγραμμα.
Προτιμήσεις χορηγών
Οι δωρητές έχουν ζητήσει συχνά οι χρηματικές τους δωρεές να πηγαίνουν απευθείας στην υλοποίηση ενός προγράμματος. Σε μελέτες του Harvard Business School, οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι άνθρωποι έχουν σχεδόν τρεις φορές περισσότερες πιθανότητες να κάνουν δωρεές σε φιλανθρωπικό ίδρυμα που γνωρίζουν ότι τα διοικητικά του έξοδα καλύπτονται από ιδιώτη δωρητή σε σχέση με εκείνα όπου η συνεισφορά τους μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τα γενικά έξοδα. Οι χορηγοί θα πρέπει να έχουν υπόψη τους ότι υπάρχουν διοικητικά έξοδα σε όλους τους οργανισμούς και ορισμένες δωρεές θα πρέπει να δίνονται χωρίς περιορισμούς, ώστε οι οργανισμοί να μπορούν να πραγματοποιήσουν τους απαραίτητους ελέγχους.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των διοικητικών εξόδων
Μπορούν να εξαχθούν ποικίλα συμπεράσματα σχετικά με τα έξοδα, αλλά είναι σημαντικό να τοποθετήσετε το διοικητικό κόστος σε προοπτική με πολλά άλλα οικονομικά κριτήρια αναφοράς. Κοιτάξτε τα οικονομικά στο σύνολό τους και κάντε πολλές ερωτήσεις στην ομάδα διαχείρισης.
Χαμηλό Κόστος
Το χαμηλό διοικητικό κόστος μπορεί να σημαίνει ότι ο οργανισμός λειτουργεί πολύ αδύνατα και φροντίζει συνεχώς ότι το πλεόνασμα αφαιρείται από τον προϋπολογισμό. Μπορεί επίσης να σημαίνει ότι ο οργανισμός αναθέτει σε τρίτους την υλοποίηση του προγράμματος σε άλλους φορείς και έχει λίγα γενικά έξοδα. Ακόμη μια άλλη υπόθεση είναι ότι ο οργανισμός λειτουργεί με λιγότερο προσωπικό από αυτό που χρειάζεται ή λειτουργεί με ανεπαρκώς εκπαιδευμένο και ελλιπώς καταρτισμένο προσωπικό.
Υψηλό κόστος
Υψηλό διοικητικό κόστος μπορεί να σημαίνει ότι δεν υπάρχει αρκετή επίβλεψη σε μια υπηρεσία. Τα καθήκοντα προσωπικού μπορεί να μην είναι σαφώς καθορισμένα ή μπορεί να υπάρχουν πολλά άτομα που κάνουν την ίδια δουλειά. Θα μπορούσε επίσης να σημαίνει ότι ο οργανισμός διαθέτει ελέγχους και ισορροπίες για να βεβαιωθεί ότι οι καθημερινές λειτουργίες συμμορφώνονται με τους πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς νόμους, καθώς και με τις συστάσεις που δίνονται από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς παρακολούθησης. Σε ακραίες περιπτώσεις, αυτό το κόστος μπορεί να υποδηλώνει απάτη ή αδικαιολόγητες δαπάνες.
Προτεραιότητες και υπόσχεση
Η επιτυχία μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης δεν θα πρέπει να μετριέται αποκλειστικά με την οποία έχει το χαμηλότερο διοικητικό και γενικό κόστος. Όταν δημιουργείτε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή επιλέγετε έναν οργανισμό στον οποίο θα κάνετε δωρεά, λάβετε υπόψη το κόστος και τον μετρήσιμο αντίκτυπό τους. Μια μεγάλη φιλανθρωπική οργάνωση τηρεί τις προτεραιότητες και τις υποσχέσεις της, εστιάζοντας τις προσπάθειές της στο να βοηθήσει τον σκοπό της.
