Όταν ένας νέος υπάλληλος ξεκινά να εργάζεται, είναι καλή ιδέα να στείλετε ένα εισαγωγικό email στα μέλη της ομάδας του και σε άλλους υπαλλήλους. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζουν ότι έχουν έναν νέο συνάδελφο, είτε αυτό το άτομο βρίσκεται στο χώρο μαζί τους, είτε σε άλλη τοποθεσία είτε εργάζεται εξ αποστάσεως. Αυτό βοηθάει να διασφαλιστεί ότι οι νέοι υπάλληλοι αρχίζουν να νιώθουν σαν μέλη της ομάδας αμέσως, ενώ παράλληλα ενημερώνουν τους άλλους για τις αλλαγές στην ομάδα. Συνιστάται επίσης να στείλετε ένα εισαγωγικό email στους πελάτες εάν ο νέος υπάλληλος θα συνεργαστεί απευθείας μαζί τους.
Εισαγωγή νέου υπαλλήλου Email σε συναδέλφους
Ο άμεσος προϊστάμενος ενός νέου υπαλλήλου είναι συνήθως το άτομο που στέλνει ένα εισαγωγικό email στα άτομα που θα συνεργαστούν απευθείας με το άτομο. Αυτό το είδος μηνύματος θα μπορούσε επίσης να σταλεί από τον γενικό διευθυντή, τον επικεφαλής επιχειρησιακό διευθυντή ή τον επικεφαλής του ανθρώπινου δυναμικού. Χρησιμοποιήστε γλώσσα σύμφωνα με αυτές τις γραμμές για να ενημερώσετε τους υπαλλήλους ότι έχουν έναν νέο συνάδελφο.
- Subject line:Welcome New Team Member [Εισαγάγετε Όνομα και Επώνυμο]
- Body: Ομάδα, Παρακαλώ ελάτε μαζί μου για να καλωσορίσουμε [Εισαγάγετε Όνομα και Επώνυμο] στην ομάδα μας. Το [Insert First Name] έρχεται σε εμάς από το [εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό του ατόμου, όπως το πού εργάζονταν πριν, κάτι ενδιαφέρον για το επαγγελματικό του υπόβαθρο ή/και το πού πήγαν στο σχολείο]. Το [Insert First Name] θα λειτουργεί ως [insert job title] και θα εκχωρηθεί στο [project]. Η μεγάλη μας ομάδα θα είναι ακόμα πιο δυνατή τώρα που συμμετέχει το [insert First Name]. Ανυπομονώ να κάνουμε όλοι μαζί σπουδαία πράγματα.
Αυτό το μήνυμα θα πρέπει είτε να σταλεί την ημέρα πριν από την έναρξη της εργασίας του νέου υπαλλήλου είτε την πρώτη ημέρα απασχόλησής του. Εάν αποσταλεί την πρώτη ημέρα απασχόλησης, αντιγράψτε τον νέο εργαζόμενο στο μήνυμα.
Διασκεδαστική Ανακοίνωση Νέου Υπαλλήλου προς Συνεργάτες
Αν προτιμάτε να ακολουθήσετε μια πιο διασκεδαστική προσέγγιση για να παρουσιάσετε νέα μέλη της ομάδας στους συναδέλφους, θα μπορούσατε πάντα να κάνετε ένα παιχνίδι από αυτό. Σκεφτείτε να συμπεριλάβετε ένα παγοθραυστικό όπως οι δύο αλήθειες και ένα παιχνίδι δημιουργίας ομάδας ψέματος. Αυτή η προσέγγιση υπερβαίνει μια εισαγωγή και δεσμεύει τα μέλη της ομάδας σε μια αλληλεπίδραση με τον νέο υπάλληλο.
- Θέμα:Μαντέψτε ποιος θα μπει στην ομάδα;
- Body: Ομάδα, είναι μια υπέροχη μέρα στο [insert Company Name]! Σήμερα, το [Insert First and Last Name] εντάσσεται στο [insert specific team name], λειτουργώντας ως a(n) [insert job title]. Το [Insert First Name] έχει [παρέχει πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό του ατόμου, όπως χρόνια εμπειρίας, διαπιστευτήρια, κ.λπ.]. Το [όνομα] απολαμβάνει επίσης [συμπεριλάβετε μερικά διασκεδαστικά γεγονότα για το άτομο, όπως χόμπι ή προτιμώμενη ψυχαγωγία]. Τώρα που μάθατε λίγα πράγματα για το νέο μέλος της ομάδας σας, δείτε αν μπορείτε να το καταλάβετε σωστά: ποια στοιχεία για το [insert First Name] είναι αληθινά και ποια είναι ψέματα; Μοιραστείτε τη γνώμη σας εδώ: [Εισαγωγή συνδέσμου σε δημοσκόπηση]. Μείνετε συντονισμένοι! Το [όνομα] θα αποκαλύψει την αλήθεια αύριο!
Ο σύνδεσμος δημοσκόπησης πρέπει να ρυθμιστεί έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να επιλέξουν ανάμεσα σε τρεις πληροφορίες που μοιράζεται ο νέος υπάλληλος, δύο από τις οποίες είναι αληθείς, μία από τις οποίες όχι και όλες φαίνονται εξίσου πιθανές ή απίθανες. Για παράδειγμα, οι επιλογές θα μπορούσαν να είναι πράγματα όπως, κατέβασα μόνος μου ένα δαχτυλίδι από μύλους για κουτάβια, ήμουν ζόμπι στο πρώτο επεισόδιο του The Walking Dead, έχω ζήσει σε όλες τις ηπείρους, έκανα 250 φυτά τομάτας το περασμένο καλοκαίρι, Έχω κάνει κάμπινγκ RV στην περιοχή του Ευρύτερου Μανχάταν, κ.λπ. Αφού ψηφίσουν όλοι, το νέο μέλος της ομάδας θα πρέπει να στείλει ένα επόμενο email με την απάντηση και μερικές φράσεις σχετικά με την ευχαρίστηση που θα γίνετε μέλος της ομάδας.
Εισαγωγή νέου υπαλλήλου στους πελάτες
Όταν αλλάζει το κύριο σημείο επαφής ενός πελάτη ή κάποιο άλλο βασικό μέλος της ομάδας που βρίσκεται σε άμεση επαφή με τον πελάτη, είναι σημαντικό να στείλετε ένα εισαγωγικό email. Κάτι τέτοιο θα αποτρέψει τον πελάτη από το να εκπλαγεί από μια αλλαγή στο προσωπικό και θα ανοίξει το δρόμο για το νέο άτομο να είναι επιτυχημένο. Το παρακάτω δείγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έναν ολοκαίνουργιο υπάλληλο ή για κάποιον που είναι στην εταιρεία σας για λίγο, αλλά είναι νέος στον πελάτη.
- Subject line: Εισαγωγή [Εισαγωγή ονόματος και επώνυμου], [Εισαγωγή τίτλου εργασίας]
- Body: [Όνομα πελάτη], Όπως πάντα, σας ευχαριστούμε για την επιχείρησή σας. Απευθύνομαι σε επικοινωνία για να σας ενημερώσουμε ότι έχει ανατεθεί στο [insert First and Last Name] να συνεργαστεί απευθείας μαζί σας. Το [Insert First Name] είναι ένα(n) [insert job title] εδώ στο [insert Company Name] και θα συνεργαστεί απευθείας μαζί σας στο [εισαγάγετε τι θα κάνει το άτομο, όπως πλήρωση παραγγελιών, παροχή τιμών, εκπαίδευση, παροχή υποστήριξη πελατών, κ.λπ.]. Το [Insert First Name] έχει [περιλαμβάνει πληροφορίες ιστορικού, όπως σχετική εμπειρία, διαπιστευτήρια, κ.λπ.]. Όπως πάντα, ο στόχος του [insert First Name] είναι η πλήρης ικανοποίησή σας, όπως συμβαίνει με όλους στο [insert Company Name]. Το [Insert First Name] θα επικοινωνήσει μαζί σας για να προγραμματίσετε μια συνάντηση εντός της επόμενης εβδομάδας. Εν τω μεταξύ, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με [insert First Name] ή εμένα για τυχόν ερωτήσεις ή ανάγκες.
Αυτό το είδος μηνύματος θα πρέπει να προέρχεται από το άτομο που επιβλέπει την ομάδα που συνεργάζεται απευθείας με τους πελάτες, όπως ο διευθυντής πωλήσεων ή ο επικεφαλής των υπηρεσιών πελατών. Αντιγράψτε τον υπάλληλο που έχει ανατεθεί στον λογαριασμό του πελάτη, ώστε ο πελάτης να έχει τη διεύθυνση email αυτού του ατόμου. Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να στείλετε μια πλήρη εισαγωγική επιστολή μέσω κανονικού ταχυδρομείου ή ως συνημμένο email.
Ρύθμιση του σκηνικού για την επιτυχία νέων εργαζομένων
Το να είσαι προορατικός με την εισαγωγή των μελών της ομάδας στους συναδέλφους ή/και στους πελάτες με τους οποίους θα συνεργαστούν είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να τους βάλεις τις βάσεις για επιτυχία. Αυτό θα πρέπει να είναι μέρος της διαδικασίας με κάθε νέα πρόσληψη, καθώς και όταν κάποιος ανατίθεται πρόσφατα σε έναν ρόλο που αντιμετωπίζει πελάτες.
