Ο προγραμματισμός μιας εκδήλωσης για τον οργανισμό σας είναι αγχωτικός και πολύ χρονοβόρος. Η καλή οργάνωση μπορεί να βοηθήσει στην ανακούφιση του άγχους και να εξοικονομήσει χρόνο. Μια σημαντική πτυχή που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τον προγραμματισμό είναι η πρόσκληση. Η πρόσκληση θα ειδοποιήσει τους ανθρώπους για την επερχόμενη εκδήλωση και θα τους ζητήσει να παρευρεθούν. Συχνά είναι η πρώτη φορά που θα ακούσουν για το συμβάν, επομένως είναι σημαντικό να καλύψετε όλες τις λεπτομέρειες στην πρόσκληση.
Βασικά στοιχεία πρόσκλησης
Τα βασικά στοιχεία που πρέπει να συμπεριληφθούν στην πρόσκληση είναι:
- Οργανισμός που φιλοξενεί την εκδήλωση
- Ημερομηνία
- Ώρα
- Τόπος
- Στοιχεία επικοινωνίας RSVP
- Τιμή συμμετοχής στην εκδήλωση
Είναι επίσης σημαντικό να στείλετε την πρόσκληση έγκαιρα. Αυτό σημαίνει τουλάχιστον έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν από την εκδήλωση. Αυτό δίνει στους επισκέπτες χρόνο να ανταποκριθούν και να προγραμματίσουν ανάλογα.
Συγγραφή προσκλήσεων για έρανο
Η επιλογή της σωστής διατύπωσης μπορεί να δώσει τον τόνο στον έρανο σας και να ενημερώσει τους καλεσμένους για την τυπικότητα της εκδήλωσης και τι πρέπει να περιμένουν.
Οδηγίες πρόσκλησης
Ορισμένες οδηγίες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη σύνταξη της πρόσκλησης περιλαμβάνουν:
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει ξεκάθαρα ποιος θα ωφεληθεί από την εκδήλωση.
- Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες για την εκδήλωση, όπως εάν θα σερβίρεται δείπνο ή εάν πρόκειται να υπάρχει cash bar.
- Να αναφέρετε οπωσδήποτε την τυπικότητα της εκδήλωσης. Εάν η εκδήλωση είναι επίσημη, αναφέρετε ότι είναι μαύρη γραβάτα, ώστε οι καλεσμένοι να γνωρίζουν τον ενδυματολογικό κώδικα.
- Να δίνετε πάντα στοιχεία επικοινωνίας σε περίπτωση που οι καλεσμένοι έχουν απορίες.
- Αν η εκδήλωση είναι σε άγνωστο χώρο, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε οδηγίες στην πρόσκληση.
Άλλες εκτιμήσεις
Μερικά άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν γράφετε μια πρόσκληση είναι:
- Θέμα:Διαλέξτε ένα θέμα και ενσωματώστε το στην πρόσκληση. Για παράδειγμα, εάν η εκδήλωση είναι μια εκδρομή γκολφ, χρησιμοποιήστε ένα θέμα γκολφ για την πρόσκληση.
- RSVP: Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια κάρτα απάντησης για να στείλουν οι επισκέπτες. Η κάρτα θα πρέπει να έχει ένα μέρος για να γράψετε το όνομα του επισκέπτη μαζί με οποιαδήποτε μέθοδο πληρωμής, εάν χρειάζεται.
- Γίνε μοναδικός: Αν υπάρχει κάτι μοναδικό στην εκδήλωσή σου, καταχωρίστε το στην πρόσκληση για να προσελκύσετε επισκέπτες. Για παράδειγμα, μπορεί να αναφερθεί μια σιωπηλή ή ζωντανή δημοπρασία ή εάν υπάρχει ειδική ψυχαγωγία.
Δείγμα διατύπωσης πρόσκλησης
Υπάρχουν άπειροι τρόποι για να εκφράσετε μια πρόσκληση για έρανο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω δείγματα ως οδηγό για να γράψετε τη δική σας πρόσκληση:
Δείγμα 1
Ετήσιο μεσημεριανό γεύμα με καπέλο
Παρακαλώ ελάτε μαζί μας για ένα απογευματινό γεύμα
Στην τοποθεσία
Σε ημερομηνία και ώρα
Το μεσημεριανό γεύμα θα σερβιριστεί στη 1:00 μ.μ. με δωρεάν κρασί
Θα απονεμηθούν βραβεία για το καλύτερο καπέλο
παρκαδόρο
Η δωρεά 50$ θα ωφελήσει τον Οργανισμό
Δείγμα 2
Είστε προσκεκλημένοι στο Όνομα Εκδήλωσης
Ημερομηνία
Τοποθεσία
6:00 μ.μ. Κοκτέιλ και ορεκτικά
Cash Bar
7:30 μ.μ. δείπνο
Σιωπηλή και Ζωντανή Δημοπρασία
Η μαύρη γραβάτα εκτιμήθηκε
Benefitting ABC
Προσέλκυσε τους καλεσμένους να παρευρεθούν στην εκδήλωσή σας
Να θυμάστε ότι η πρόσκληση είναι συχνά το πρώτο πράγμα που βλέπουν οι επισκέπτες για να τους ειδοποιήσουν για την εκδήλωσή σας. Φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να επιλέξετε προσεκτικά την πρόσκληση και να τη διατυπώσετε με σαφή τρόπο που να δίνει στους επισκέπτες λεπτομέρειες σχετικά με το τι να περιμένουν. Όταν δημιουργείτε προσκλήσεις για έναν έρανο, να έχετε πάντα κατά νου τον τόνο που θέλετε να ορίσετε για την εκδήλωσή σας και να τον αντικατοπτρίζετε στη διατύπωσή σας. Να είστε όσο δημιουργικοί θέλετε για να δελεάζετε τους καλεσμένους να παρευρεθούν στην εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων και να υποστηρίξετε τον σκοπό σας.
