Το έντυπο W-9 της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων (IRS) τιτλοφορείται "Αίτημα για Αριθμό Φορολογικού Μητρώου και Πιστοποίηση". Αυτό το έγγραφο της IRS έχει σχεδιαστεί για τη συλλογή βασικών φορολογικών στοιχείων από ορισμένους φορολογούμενους, που μπορεί να είναι ιδιώτες ή επιχειρήσεις.
Σκοπός της φόρμας W-9
Πρώτα και κύρια, ένα W-9 παρέχει σε μια εταιρεία βασικές πληροφορίες σχετικά με τους φορολογούμενους με τους οποίους συνεργάζεται. Τους επιτρέπει να αναφέρουν το ποσό που καταβλήθηκε στον φορολογούμενο για τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν στην IRS. Οι πολίτες των Ηνωμένων Πολιτειών και οι κάτοικοι αλλοδαπών ιδιωτών, εταιρειών, καταπιστεύματα και άλλων τύπων επιχειρηματικών οντοτήτων που δεν παρακρατούνται φόροι από τα κέρδη τους πρέπει να συμπληρώσουν ένα W-9, ενώ αλλοδαποί ή αλλοδαποί μη κάτοικοι θα συμπληρώσουν το Έντυπο W-8.
Αν ένας φορολογούμενος δεν συμπληρώσει και δεν επιστρέψει το W-9 ή παράσχει λανθασμένο ή ελλιπή αριθμό φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ), τυχόν χρήματα που καταβάλλονται στον φορολογούμενο ενδέχεται να υπόκεινται σε εφεδρική παρακράτηση. Σε αυτήν την περίπτωση, η εταιρεία θα παρακρατούσε το 28% των εσόδων που οφείλονται στον φορολογούμενο και θα έστελνε το παρακρατούμενο τμήμα στο IRS. Αυτός είναι ο τρόπος της ομοσπονδιακής υπηρεσίας για να διασφαλίσει ότι καταβάλλονται οι κατάλληλοι φόροι, ακόμη και αν ο φορολογούμενος δεν είναι σωστά αναγνωρισμένος.
Πότε απαιτούνται τα W-9;
Μια επιχείρηση πρέπει να πάρει ένα W-9 από οποιοδήποτε άτομο ή εταιρεία για την οποία θα πρέπει να υποβάλει δήλωση πληροφοριών στην IRS. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση που προσλαμβάνει έναν ανεξάρτητο εργολάβο για να σχεδιάσει τον νέο ιστότοπο της εταιρείας πιθανότατα θα χρειαστεί να υποβάλει μια φόρμα 1099-MISC στην IRS για να αναφέρει πόσο πλήρωσε στον σχεδιαστή ιστοσελίδων.
Για να υποβάλει ένα πλήρες 1099-MISC, η επιχείρηση χρειάζεται τα στοιχεία ταυτοποίησης του αναδόχου - όνομα, ΑΦΜ, διεύθυνση κ.λπ. Η επιχείρηση θα χρειαστεί να συλλέξει ένα έντυπο W-9 από τον ανάδοχο για να λάβει αυτές τις πληροφορίες. Ομοίως, οι επιχειρήσεις θα ζητούν συχνά φόρμες W-9 από εταιρικούς προμηθευτές, ώστε να έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να αναφέρουν τα επαγγελματικά τους έξοδα, όπως απαιτείται από την IRS.
W-9 Records Retention
Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα φορολογικά έγγραφα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διατηρούν αντίγραφα όλων των εντύπων W-9 για τουλάχιστον τρία χρόνια μετά την υποβολή της τελευταίας σχετικής φορολογικής δήλωσης (ή την ημερομηνία λήξης της δήλωσης, εάν είναι μεταγενέστερη). Στο παραπάνω παράδειγμα, εάν η επιχείρηση υπέγραψε σύμβαση με τον σχεδιαστή ιστοσελίδων το 2017 και αυτός ολοκλήρωσε την εργασία του πριν από το τέλος του έτους, η επιχείρηση θα πρέπει να διατηρήσει τη φόρμα W-9 τουλάχιστον μέχρι τις 16 Απριλίου 2021 (υποθέτοντας ότι η επιχείρηση υπέβαλε το 2017 φορολογική δήλωση στις 15 Απριλίου 2018).
Πώς να συμπληρώσετε μια φόρμα W-9
Το πραγματικό W-9 είναι αρκετά σύντομο και σχετικά απλό. Αποτελείται από τρία κύρια μέρη: προσωπικές πληροφορίες, ΑΦΜ και πιστοποίηση.
Ενότητα προσωπικών στοιχείων για άτομα
Στη γραμμή 1, οι μεμονωμένοι φορολογούμενοι πρέπει να δώσουν το όνομά τους όπως εμφανίζεται στη φορολογική τους δήλωση. Παρόλο που είναι τεχνικά επιχειρηματική οντότητα, οι ατομικές επιχειρήσεις πρέπει να βάλουν τη δική τους νομική επωνυμία σε αυτήν την ενότητα.
Οι ατομικοί δικαιούχοι επαναλαμβάνουν το όνομά τους στη δεύτερη γραμμή, η οποία απαιτεί το 'Επωνυμία επιχείρησης ή Όνομα οντότητας που δεν λαμβάνεται υπόψη.' Εδώ, τοποθετούν το πλήρες όνομά τους και τα γράμματα DBA, που σημαίνει «επιχειρείν ως», ακολουθούμενο από το πλασματικό όνομα για την επιχείρηση, εάν υπάρχει. Για παράδειγμα, εάν ο John Smith ήταν μοναδικός ιδιοκτήτης της Speedy Plumbing, θα συμπλήρωνε την πρώτη γραμμή ως John Smith και τη δεύτερη γραμμή ως John Smith DBA Speedy Plumbing.
Στη συνέχεια, ο φορολογούμενος ελέγχει το πλαίσιο «Ιδιώτης/Ατομικός Ιδιοκτήτης», που βρίσκεται κάτω από τις γραμμές ονόματος. Ο φορολογούμενος πρέπει επίσης να παρέχει την ταχυδρομική του διεύθυνση στις γραμμές 5 και 6. Τα στοιχεία του πελάτη μπορούν να συμπεριληφθούν στη δεξιά πλευρά του εντύπου σε αυτήν την περιοχή, αλλά δεν είναι απαραίτητα.
Ενότητα προσωπικών πληροφοριών για επιχειρήσεις
Οι επιχειρήσεις ή άλλες οντότητες πρέπει να βάλουν το νομικό τους όνομα (ακριβώς όπως εμφανίζεται στη φορολογική τους δήλωση) στη γραμμή 1. Εάν η επιχείρηση έχει επίσης εμπορικό όνομα ή DBA, αυτό πηγαίνει στη γραμμή 2.
Στη συνέχεια, ο φορολογούμενος ελέγχει το πλαίσιο που υποδεικνύει πώς ταξινομείται η επιχειρηματική οντότητα ως προς τη νομική της δομή. Θα πρέπει να καθορίσετε εάν η οντότητα είναι εταιρεία C, S corporation, Partnership, Limited Liability Company (LLC) κ.λπ.
Εάν η επιχείρηση είναι μονομελής LLC, επιλέξτε το πλαίσιο «Ιδιώτης/Μοναδικός Ιδιοκτήτης» αντί για το πλαίσιο «LLC». Οι LLC που έχουν επιλέξει μια εναλλακτική μορφή φορολογίας (π.χ. μια LLC που έχει επιλέξει να φορολογηθεί ως S Corporation) θα εισαγάγουν τον κωδικό φορολογικής ταξινόμησης στο χώρο δίπλα στο πλαίσιο ελέγχου LLC, όπως υποδεικνύεται από τη φόρμα.
Η κύρια ταχυδρομική διεύθυνση της οντότητας πρέπει να παρέχεται στις γραμμές 5 και 6. Η διεύθυνση του πελάτη μπορεί επίσης να προστεθεί στο χώρο στα δεξιά της ενότητας ταχυδρομικών διευθύνσεων, αλλά δεν απαιτείται.
Εξαιρέσεις
Οι περισσότεροι φορολογούμενοι θα αφήσουν κενά τα κενά στη γραμμή 4. Το πρώτο διάστημα στη γραμμή 4 υποδεικνύει ότι ο φορολογούμενος απαλλάσσεται από την εφεδρική παρακράτηση. Τα άτομα και οι ατομικές επιχειρήσεις δεν θα εξαιρούνται σχεδόν ποτέ από την εφεδρική παρακράτηση, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις οι εταιρείες εξαιρούνται. Οι κωδικοί δικαιούχου πληρωμής και οι περιστάσεις αναφέρονται στην τρίτη σελίδα του W-9. εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις για μία από αυτές τις προϋποθέσεις, θα τοποθετήσετε τον κατάλληλο κωδικό αριθμό στο πρώτο διάστημα για τη γραμμή 4.
Η ενότητα FATCA της γραμμής 4 ισχύει μόνο εάν υποβάλλετε το W-9 σε ξένο χρηματοπιστωτικό ίδρυμα και απαλλάσσεστε από την αναφορά του νόμου περί φορολογικής συμμόρφωσης εξωτερικού λογαριασμού (FATCA). Σε αυτήν την περίπτωση, ανατρέξτε στη λίστα των κωδικών και των λόγων στην τρίτη σελίδα της φόρμας W-9 για να δείτε εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις και τοποθετήστε το κατάλληλο κωδικό γράμμα στο χώρο FATCA στη γραμμή 4. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ρωτήστε το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα που ζητά τη φόρμα εάν πρέπει ή όχι να συμπληρώσετε αυτό το διάστημα.
Στοιχεία αριθμού λογαριασμού
Η τελευταία γραμμή στην ενότητα προσωπικών πληροφοριών αναφέρεται στους «αριθμούς λογαριασμού». Εδώ, ο φορολογούμενος παραθέτει τυχόν λογαριασμούς που έχει στο IRS για την επιστροφή φόρων ή προπληρωμών για τις αναμενόμενες υποχρεώσεις φορολογικής υποχρέωσης. Αυτές οι πληροφορίες είναι προαιρετικές και συνήθως πρέπει να μείνουν κενές.
Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ)
Η ενότητα ΑΦΜ πρέπει να συμπληρωθεί ανεξάρτητα από το αν ο φορολογούμενος είναι φυσικό πρόσωπο, ατομική επιχείρηση ή επιχειρηματική οντότητα.
- Τα άτομα τοποθετούν τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής τους στη δεξιά πλευρά του εντύπου, στους παρεχόμενους χώρους.
- Οι ατομικές επιχειρήσεις και οι μονομελείς LLC μπορούν να χρησιμοποιούν είτε τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισής τους είτε τον αριθμό αναγνώρισης εργοδότη τους (EIN), αν και η IRS προτιμά τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης.
- Ακόμη και αν ένα συγκεκριμένο άτομο είναι υπεύθυνο για την οντότητα, άλλοι τύποι επιχειρηματικών οντοτήτων τοποθετούν το EIN τους στους παρεχόμενους χώρους.
Ενότητα Πιστοποίησης
Σε αυτήν την ενότητα, ο φορολογούμενος υπογράφει το έντυπο και βεβαιώνει ότι τα στοιχεία που περιέχει είναι αληθή. Η παράλειψη παροχής ή η εν γνώσει της υποβολής ψευδών στοιχείων επισύρει κυρώσεις στον φορολογούμενο.
W-9 Συμμόρφωση
Είτε είστε ανεξάρτητος ανάδοχος ή επιχείρηση που παρέχει υπηρεσίες σε έναν πελάτη είτε εάν είστε εταιρεία που προσλαμβάνει ιδιώτες ή επιχειρηματικές οντότητες για την παροχή υπηρεσιών, τα έντυπα W-9 είναι κρίσιμα για τη φορολογική συμμόρφωση. Ζητήστε επαγγελματική συμβουλή από ειδικευμένο φορολογικό επαγγελματία εάν αντιμετωπίζετε ειδικές περιστάσεις ή δεν είστε βέβαιοι εάν πρέπει να συμπληρώσετε ή να ζητήσετε αυτήν τη φόρμα.
