Η επιστολή αναφοράς για την απασχόληση είναι μια προσωπική μαρτυρία από έναν πρώην προϊστάμενο ή άλλο άτομο που έχει γνώση από πρώτο χέρι για την απόδοση της εργασίας σας. Όταν ψάχνετε για μια νέα δουλειά, αυτός ο τύπος επιστολής μπορεί να σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε από άλλους αιτούντες.
Ποιον να ρωτήσω
Εάν ένας δυνητικός εργοδότης ζητήσει -ή είναι πρόθυμος να κοιτάξει- μια συστατική επιστολή, είναι προς το συμφέρον σας το έγγραφο να περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες για το πώς αναμένεται να αποδώσετε στην εργασία σας. Το ιδανικό έγγραφο αναφοράς συντάσσεται από κάποιον με τον οποίο συνεργαστήκατε στενά και έχει θετική εντύπωση για εσάς. Είναι καλή ιδέα να ζητήσετε από ένα πρώην αφεντικό ή συνάδελφο με τον οποίο είχατε καλή σχέση να σας γράψει ένα γράμμα.
Οι δάσκαλοι και οι καθηγητές πανεπιστημίου μπορούν επίσης να είναι καλοί πόροι για επιστολές αναφοράς. Παρόλο που οι προηγούμενοι εκπαιδευτές σας δεν δούλεψαν μαζί σας σε ένα πραγματικό εργασιακό περιβάλλον, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να κατανοήσουν καλά την εργασιακή σας ηθική, τις φιλοδοξίες και τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας που είναι πιθανό να επιδείξετε στο χώρο εργασίας.
Πότε να ζητήσετε
Όταν επεξεργάζεσαι μια ειδοποίηση
Είναι καλή ιδέα να ζητάτε γενικές συστατικές επιστολές τη στιγμή που αφήνετε μια δουλειά, υποθέτοντας ότι φεύγετε με καλούς όρους και ότι ένας εκπρόσωπος της εταιρείας είναι πρόθυμος να γράψει μια θετική επιστολή για την απόδοσή σας. Εάν λάβετε μια επιστολή τη στιγμή που τερματίζετε την απασχόληση, το άτομο από το οποίο ζητάτε να συντάξει το έγγραφο θα έχει ξεκάθαρη μνήμη της εργασιακής σας απόδοσης. Η λήψη μιας ή περισσότερων επιστολών αναφοράς τη στιγμή που αποχωρίζεστε από την απασχόληση σημαίνει ότι θα έχετε έτοιμο το έγγραφο όταν αρχίσετε να κάνετε αίτηση για θέσεις εργασίας.
Μετά την αποχώρηση από την εργασία
Αν δεν λάβετε μια επιστολή αναφοράς για την απασχόληση τη στιγμή που αφήνετε μια εργασία, μπορείτε πάντα να καλέσετε και να ζητήσετε ένα τέτοιο έγγραφο. Ωστόσο, υπάρχει πάντα η πιθανότητα τα άτομα που γνωρίζουν από πρώτο χέρι τις δυνατότητές σας να μην εργάζονται για την εταιρεία μετά την πάροδο του χρόνου. Επιπλέον, μόλις φύγετε από τη δουλειά για λίγο, ακόμη και άτομα που συνεργάζονταν στενά μαζί σας ενδέχεται να μην θυμούνται λεπτομέρειες για την απόδοση σας στη δουλειά. Γενικά είναι καλύτερο να ζητάτε μια επιστολή τη στιγμή που αναχωρείτε για να αποφύγετε αυτά τα πιθανά ζητήματα.
Με την ολοκλήρωση της προπόνησης
Αν σκοπεύετε να ζητήσετε από έναν εκπαιδευτή μια συστατική επιστολή, είναι επίσης καλύτερο να υποβάλετε το αίτημά σας αμέσως μόλις ολοκληρώσετε την τάξη ή το εκπαιδευτικό πρόγραμμα σπουδών στο οποίο αλληλεπιδράτε μαζί του. Εάν περιμένετε πολύ, μπορεί να μην μπορείτε να εντοπίσετε τον εκπαιδευτή που θα θέλατε να ζητήσετε να γράψει ένα γράμμα ή μπορεί να μην έχει ξεκάθαρες αναμνήσεις από την απόδοσή σας στην τάξη.
Ειδικές Περιστάσεις
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαδικασίες αίτησης απασχόλησης απαιτούν τρέχουσες συστατικές επιστολές σε ένα συγκεκριμένο έντυπο. Εάν κάνετε αίτηση για μια θέση εργασίας με αυτόν τον τύπο απαίτησης, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γενικά γράμματα που έχετε συλλέξει όταν εγκαταλείπετε προηγούμενες θέσεις εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα χρειαστεί να αναζητήσετε πρώην εργοδότες και συνομηλίκους στο χώρο εργασίας για να συμπληρώσετε την απαραίτητη τεκμηρίωση για λογαριασμό σας.
Πώς να ζητήσετε
Όταν ζητάτε μια συστατική επιστολή, είναι σημαντικό να σέβεστε πολύ το άτομο που πλησιάζετε. Λάβετε υπόψη ότι το άτομο έχει το δικαίωμα να πει όχι, επομένως βεβαιωθείτε ότι ζητάτε αντί να ζητάτε.
Προσέγγιση
Είναι καλύτερο να κάνετε προσωπική επαφή όταν κάνετε το αίτημά σας. Πραγματοποιήστε πρώτα ένα τηλεφώνημα στο άτομο και, στη συνέχεια, επικοινωνήστε μέσω email για επιβεβαίωση και για να δώσετε λεπτομέρειες σχετικά με το πού να στείλετε την επιστολή ή εάν θα την παραλάβετε, καθώς και πότε χρειάζεστε το έγγραφο. Εναλλακτικά, εάν ρωτάτε ένα άτομο που εξακολουθείτε να βλέπετε τακτικά στη δουλειά ή στο σχολείο, κάντε το αρχικό σας αίτημα πρόσωπο με πρόσωπο.
Διατύπωση
Εξασκηθείτε σε αυτό που πρόκειται να πείτε εκ των προτέρων, ώστε να είστε πολύ σαφείς και προσεκτικοί στο αίτημά σας. Σκεφτείτε κάτι σαν αυτό: "Μήνυση, όπως γνωρίζετε, ο κύριος λόγος που φεύγω από την XYZ Company είναι να επιστρέψω στο σχολείο με πλήρες ωράριο για να τελειώσω το πτυχίο μου. Έχω αποκτήσει τόση εμπειρία εδώ που είναι βέβαιο ότι θα αποδειχθεί πολύτιμη για πολύ στο μέλλον. Ελπίζω ότι θα ήσαστε πρόθυμοι να γράψετε μια συστατική επιστολή εκ μέρους μου την οποία μπορώ να μοιραστώ με πιθανούς εργοδότες όταν θα είμαι έτοιμος να επιστρέψω στη δουλειά σε λίγα χρόνια. Μπορείτε να γράψετε μια σύντομη επιστολή που να περιγράφει πώς παίξτε σε επαγγελματικό περιβάλλον;"
Μόλις υποβάλετε το αρχικό σας αίτημα:
- Εάν το άτομο που ζητάτε αρνηθεί, απλώς ευχαριστήστε το που αφιέρωσε χρόνο για να μιλήσει μαζί σας και ζητήστε βοήθεια από κάποιον άλλο.
- Όταν ένα άτομο συμφωνεί, πείτε ευχαριστώ και ρωτήστε πώς μπορείτε να βοηθήσετε. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι το άτομο θέλει να του δώσετε ιδέες για το τι να πει, τις οποίες θα πρέπει να παρέχετε εάν σας ζητηθεί.
- Δώστε στον επιστολογράφο συγκεκριμένες λεπτομέρειες γραπτώς σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να απευθύνεται η επιστολή - δηλαδή εάν πρέπει να γραφτεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο ή εάν αναζητάτε ένα γενικό έγγραφο "σε ποιον μπορεί να αφορά".
Προετοιμασία για το μέλλον
Η εξασφάλιση μιας συστατικής επιστολής είναι ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε σήμερα να προετοιμάζεστε για τις μελλοντικές σας αναζητήσεις εργασίας. Αφού έχετε μια συστατική επιστολή, κρατήστε τη μαζί με το βιογραφικό σας και άλλα σημαντικά έγγραφα που σχετίζονται με την απασχόληση, ώστε να μπορείτε να παράγετε ένα αντίγραφο κάθε φορά που έχετε την ευκαιρία να υποβάλετε αίτηση ή συνέντευξη για μια νέα θέση.
